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Check-list du nouveau patron digital

Une rupture soudaine qui provoque l’adoption massive du télétravail

Les derniers mois de confinement et de travail à distance ont changé notre rapport présentiel au travail, comme notre culture technologique.

Ils auront aussi profondément changé la manière dont fonctionnent les entreprises, grandes et petites, en offrant des opportunités intéressantes pour gagner en productivité et réduire les coûts de fonctionnement par le biais de la visioconférence.

Il y aura bien un avant et un après Covid dans un grand nombre d’organisations marqué par des changements organisationnels majeurs. Voici quelques pistes pour les gérants de PME afin d’y faire face de manière apaisée et efficace.

Le travail présentiel se meut vers le télétravail

Les entreprises technologiques, entraînées par les géants de la Silicon Valley comme Google, Facebook, Microsoft, et Zoom encouragent leurs employés à travailler à domicile, certaines n’intègrent plus l’achat de nouveaux bureaux dans leur plan de croissance.

Des milliers d’entreprises vont suivre la même tendance au cours des prochains mois, avec des transformations importantes et rapides dans leur mode de fonctionnement.

D’après Eurostat, 5,2 % des actifs de l’Union européenne travaillaient depuis chez eux en 2018, un pourcentage stable durant la dernière décennie. En France, ce sont 6,6 % des actifs qui travaillent à domicile contre 5 % en Allemagne et environ 4 % en Grande-Bretagne, Espagne et Italie.

Le confinement passé et le spectre d’une 2° vague sont en train de changer la donne et d’accélérer la tendance à un rythme record depuis le début de l’année : pour la majorité des nouveaux télétravailleurs de l’ère Covid, le travail à domicile est devenu une priorité.

C’est plutôt une bonne nouvelle, pour les employeurs comme pour les employés qui sont globalement, plus productifs, en meilleure santé et finalement plus heureux et loyaux s’ils travaillent, ne serait-ce que partiellement à distance, tout en s’épargnant les trajets domicile-travail.

Nombre d’employés ayant accédé soudainement au télétravail dans de bonnes conditions, avec tous les outils de travail collaboratifs à disposition, ont constaté qu’ils accomplissaient plus de tâches chez eux qu’au bureau, leur direction aussi.

Une organisation à sa mesure, plus flexible dans l’usage de son temps et son organisation, sans réflexion déplacée de collègue lourdingue quand on doit partir plus tôt, ni de temps perdu en transport, le télétravail à de nombreux avantages.

Difficile à mettre en œuvre, il s’avère finalement plus agréable et productif, une fois acquis les codes et routines de l’exercice. Les trois-quarts des nouveaux télétravailleurs souhaitent aujourd’hui continuer le travail à distance – ne serait-ce que partiellement pour le reste de leur carrière – et la plupart changeraient d’emploi pour pouvoir continuer le télétravail.

Non seulement la crise du Covid a basculé nombre d’employé d’un mode présentiel vers un mode à distance, mais beaucoup d’entreprises y voit l’opportunité d’embauches nationales ou internationales plutôt que locales ou régionales, élargissant ainsi les champs des possibles pour entreprises et employés.

Les conférences et les réunions se virtualisent via la démocratisation de la visioconférence

Les conférences et réunions se virtualisent via la démocratisation de la visioconférence.

Nombre de rendez-vous annuels, qu’ils soient technologiques ou sectoriels ont été annulés ou ont eu lieu en ligne, et beaucoup d’universités parmi les plus prestigieuses ont mis cette crise à profit pour proposer la totalité de leur curriculum en ligne.

Dès la rentrée, une partie de ces cours, conférences et évènements sectoriels est prévue en ligne avec des sessions diffusées en streaming sur la vidéo HD, afin de palier une éventuelle deuxième vague, mais également parce qu’elles répondent à une véritable demande de limiter les déplacements estimés comme superflus.

Il en est de même pour une partie importante des rendez-vous d’affaire et réunions hebdomadaires, déjà restreintes ou annulées, et remplacées par la visioconférence dans certaines entreprises comme Amazon, montrant la voie à d’autres plus petites qui désirent optimiser le temps de leurs employés.

Ces tendances ne feront que s’accélérer dans les mois qui viennent et autrefois marginales sont aujourd’hui au centre des stratégies de PME et grands groupes soucieux de satisfaire et protéger leurs employés et gérer efficacement leurs finances.

Check-list du nouveau patron digital

Si vous êtes patron, gérant, directeur IT ou de ressources humaines ou Chef d’équipe vous avez déjà modifié en profondeur votre mode de travail pour parer au plus pressé, mettant en place des solutions de télétravail et visioconférences avec les moyens du bord, la plupart du temps en utilisant des applications comme Zoom, Microsoft Teams, ou Skype.

Ce changement technologique mais aussi culturel dans votre entreprise ne va que se renforcer dans les mois qui viennent, et vous devez répondre aux interrogations et souhaits de vos employés.

Voici une petite liste qui vous permettra de parer au plus pressé et préparer graduellement le développement du travail à distance dans votre entreprise

1. Développez une politique de travail à distance

Plus de la moitié des entreprises n’ont pas à l’heure actuelle de politique de travail à distance, et la minorité de celles qui en ont une ne l’on pas mise à jour au cours des cinq dernières années.

Que ce soit en interne ou avec l’aide de spécialistes du télétravail, il est crucial face à la demande des employés de se doter à minima de directives au retour des vacances et travailler à l’établissement d’une politique pour l’année 2021.

2. Mettez à jour les politiques de déplacements

C’est le moment idéal pour analyser les économies de temps, de productivité et financiers à faire sur les déplacements qu’ils soient locaux, régionaux, nationaux ou internationaux. Qui peut voyager, où, comment, dans quelles conditions et dans quel but ?
Pour les déplacements remplacés par la visioconférence, de quelle formation ont-ils besoin ?  Développez une politique d’organisation du télétravail simple mais claire, et mettez-là à jour en fonction de l’usage et des retours de vos employés.

3. Préparez vos employés au télétravail

Créez une liste des postes concernés par un éventuel travail à distance avec la possibilité que tous les postes éligibles aient à le faire, au même moment, sur une période au moins égale au confinement que nous venons de vivre.
On pourrait croire cette préparation avant tout technologique, mais elle est d’abord humaine. Consolidez l’adhésion de vos employés à cette transformation digitale en mettant en place des protocoles de formation, d’usage et se sécurité pour garantir une adoption au sein de vos employés mais également garantir la sécurité de vos données dans le cadre d’un travail à distance, sur portable ou tablette, y compris sur des réseaux non sécurisés ou partagés.

4. Prévoyez une augmentation potentielle de l’usage de la bande passante

Au sein de l’entreprise :

Le volet technologique n’est pas en reste, avec l’augmentation importante de l’usage de la visioconférence, il est crucial que votre architecture IT puisse supporter ce changement d’habitude, notamment la consommation de bande passante.

Faites un audit de votre capacité avec l’aide d’un professionnel, prévoyez la montée en puissance de votre usage de donnée et offrez les outils adéquats à vos équipes.

Depuis le domicile du télétravailleur :

il faut absolument se poser la question des moyens dont dispose chaque utilisateur en home office. Ce fut un des constats de cette période de télétravail forcé. De nombreux utilisateurs dont l’entreprise avait une infrastructure réseau suffisante pour absorber techniquement ce bouleversement se sont retrouvés dans l’incapacité de se connecter dans de bonnes conditions faute d’un accès internet disposant d’un bon débit, ou à cause d’une trop forte utilisation du seul accès domestique par les différents membres de la famille : conjoint également en home office, enfants qui suivent des cours en ligne, Netflix, jeux en ligne…

Ceci pose la question de la prise en charge d’un accès dédié au télétravail par l’entreprise.

5. Adapter ses outils bureautiques au télétravail

Le poste informatique utilisé est-il adapté à l’utilisation de tous les outils collaboratifs ?

Les nouvelles applications utilisées par le travailleur distant sont assez gourmandes en ressources processeur et mémoire. En principe, la configuration du poste informatique doit être parfaitement adaptée lorsque l’utilisateur doit utiliser simultanément :

  • Une téléphonie d’entreprise VOIP via un Softphone
  • Des systèmes de visioconférences (Teams, Zoom, Life Size)
  • Des outils de travail collaboratif (Teams, Slack)
  • Tout en téléchargeant des documents
  • Consulter des vidéos.
  • Utiliser des applications classiques de bureautiques …

En réalité, dans le meilleur des cas, l’utilisateur dispose d’un ordinateur portable avec un processeur à minima i5, 8 GO de ram et un disque dur SSD, mais le plus souvent il ou elle a récupéré un ordinateur fixe au bureau d’ancienne génération pas forcément adapté, ou a dû se rabattre sur l’ordinateur familial, déjà bien encombré et pas forcément sécurisé.

L’utilisateur dispose-t-il des périphériques nécessaires à son confort et à sa productivité ?

  • Un casque écouteur et microphone performant.
  • Une webcam de qualité.
  • Une imprimante/scanner
  • Une station d’accueil pour son portable et un écran supplémentaire de 24 pouces.
  • Un fauteuil confortable.
  • Un espace de travail dédié

On l’a souvent découvert avec le confinement, l ‘entreprise doit garantir la sécurité et conformité de l’espace de travail du télétravailleur et peut être tenue responsable, si par exemple le branchement de périphériques nécessaires au télétravail entrainait un incendie.

La loi impose une visite de contrôle préalable à la mise en place d’un poste de télétravail et en cas de non-conformité (souvent électrique), la mise aux normes est à la charge de l’entreprise. Bon à savoir : l’état prend en charge une partie de ces études. http://www.consuel.com/diagnostic-teletravail/

6. Intégrer la notion de sécurité aux nouveaux usages à distance

 Nous venons d’évoquer l’utilisation de poste informatique domestique en télétravail, c’est le sujet du BYOD (Bring Your Own Device).
Ce poste, n’étant généralement pas supervisé par le service informatique et ne disposant pas d’une maintenance professionnelle, représente une menace potentielle pour l’intégralité du réseau de l’entreprise et in fine pour les données sensibles de l’entreprise.
Les utilisateurs créent rapidement de nombreux comptes sur diverses applications en utilisant souvent leurs identifiants professionnels. Ces applications peuvent ne pas être sécurisées et les log et mot de passe à la merci de hackers sur le ‘dark web’.

Chez Apo’g, nous avons constaté de nombreux piratages en cours avec la généralisation du télétravail, il est donc impératif de mettre en place des solutions de MFA (Multi-Factor Authentification ou double authentification) sur les comptes des utilisateurs en télétravail et systèmes de sauvegarde de données.
C’est particulièrement vrai pour les environnements Microsoft utilisés pour le télétravail comme Microsoft 365 (qui intègre Teams) et SharePoint (Espace de travail dans le Cloud) : ces environnements ne disposent pas de sauvegarde. Si un pirate en prend le contrôle, il peut tout simplement supprimer vos données.

7. Préparez une mise à jour technologique

Le basculement massif et soudain a été vécu différemment par chaque entreprise, du fait de niveaux de préparations organisationnelles ou technologiques différents. En fonction de leur maturité, cette période a souvent été chaotique mais riche d’enseignements, ou n’a fait que valider des choix et des directions décidés en amont.
Si nous devions brosser le portrait de l’infrastructure technique idéale d’une PME qui veut sérieusement développer le télétravail dans son organisation, elle serait ainsi :

  • Progiciels métiers et logiciel CRM, gestion, compta externalisés dans le Cloud (Azure)
  • Fichiers dans SharePoint (Microsoft 365)
  • Travail collaboratif (Teams) et messagerie au travers de Microsoft 365
  • Visioconférence idéalement LifeSize, ou Teams Room, Zoom Room ou équipements USB en fonction des réels besoins de l’entreprise (entreprise mono ou multi-site, nombre de salles de réunion, type de réunion)
  • Téléphonie d’entreprise dans le Cloud, dans Teams c’est possible depuis le 1er Juillet !
  • Débit internet adapté dans l’entreprise (idéalement liaisons redondantes ou GTR) et chez les collaborateurs distants.
  • Solutions de sécurité type Firewall et déploiement VPN pour connexions distantes
  • MFA sur l’ensemble des postes de l’entreprise
  • Télé Sauvegarde de l’ensemble des données.
  • Portable pour l’ensemble des employés, webcam intégrée, micro, et casque.

Ces solutions techniques allant de pair avec une formation continue des utilisateurs.

8. Prévoyez une mise en œuvre graduelle points ci-dessus

En fonction de l’état d’avancement de votre infrastructure, l’ensemble des points que nous venons de lister peut vous effrayer ou vous rassurer quant à vos orientations et stratégies IT.
Il y a encore six mois, une minorité d’entreprises connaissaient les tenants et aboutissants du télétravail ou l’existence systèmes de salle de visioconférence, et la plupart des systèmes n’existait pas encore ; l’adoption de différents systèmes s’est souvent faite individuellement au travers d’offres gratuites et nouvelles.
Au moment d’étendre une solution de travail collaboratif, de sécurité, et de visioconférence à l’ensemble de l’entreprise, le coût du matériel et des licences peut se révéler prohibitif et son intégration dans l’infrastructure existante problématique.

Une adoption immédiate à marche forcée coûtera cher, ne sera pas forcément adaptée à vos besoins et pourra créer des frustrations pour les équipes comme pour les dirigeants. Des réponses partielles dès la rentrée scolaire, permettant une mise en œuvre au cours du dernier trimestre avec un plan défini pour l’année 2021 seront en revanche pertinentes.
Il n’est pas donc pas urgent de s’équiper maintenant et à tout prix, mais de prendre le temps de lister ses besoins, de réfléchir et d’établir un véritable cahier des charges avant de décider de son investissement.

En prenant le temps de dresser des tableaux comparatifs du coût actuel de votre infrastructure et en les comparant avec des solutions de CSP et Cloud, vous générez également des économies sur la mise en place de:

  • Solutions de visioconférence Déplacement + hébergement + coût de transport
  • Solutions de travail collaboratif Microsoft 365 en mode CSP vs. Serveur On Premise
  • Téléphonie Cloud sur IP Téléphonie avec contrat maintenance et abonnement

Le retour sur investissement est souvent surprenant : certain de nos clients ont pu financer leurs évolutions en moins de 6 mois !

L’équipe d’Apo‘g, pionnière des solutions de téléphonie, visioconférence et travail collaboratif en entreprise, est à votre disposition pour en parler.