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Visioconférence : le comparatif

Le coût réel de la visioconférence en 2020 : logiciel, équipement et retour sur investissement.
L’adoption de la visioconférence en entreprise, fait face à deux profils d’utilisateurs : les « early adopters » qui en comprennent intuitivement les avantages, et les sceptiques.
Pour les premiers, l’utilité et la valeur d’un système de visioconférence sont évidentes. Comme le dit un PDG grand utilisateur de la solution de visioconférence Lifesize :
« Je ne justifie pas le coût d’utilisation de nos téléphones ou ordinateurs, alors pourquoi justifier celui de la visioconférence ? »
Pour les seconds, la visioconférence représente un changement d’habitude et de statu quo, et nécessite une justification des coûts pour sa mise en œuvre dans l’entreprise.

Combien coûte la visioconférence ?

Aujourd’hui, la plupart des entreprises opte pour des services de visioconférence dans le Cloud. La tarification de ces services commence souvent avec un essai gratuit et des fonctionnalités limitées, jusqu’à des tarifs dégressifs pour les entreprises de plusieurs centaines, voire milliers d’utilisateurs.
Plus d’information sur : Bénéfices du Cloud

La plupart des fournisseurs de visioconférence dans le Cloud -dont Lifesize– facturent selon un modèle « par Organisateur », sur la base des organisateurs de réunions, les invités pouvant s’y joindre gratuitement.

Le budget moyen à prévoir est de 14 à 20€ par hôte et par mois, ou de 160 à 250€ pour une facturation annuelle. Ce montant est en général inférieur au coût des contrats de conférence audio ou web existants. Une justification courante du coût consiste à remplacer simplement un plan d’audioconférence existant par une solution de visioconférence moderne qui inclut l’appel audio et le partage d’écran.
L’équipement de visioconférence peut aller de kits grand public prêts à l’emploi d’environ 1800€ jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’Euros pour des solutions de télé présence intégrées. L’équipement peut être acquis comme un investissement initial unique, ou être loué ou financé en mode SaaS avec des charges réparties sur plusieurs années.
Dans ce cas, le budget varie de 99€ à 270€ par salle et par mois (soient 1100 à 3200€ annuels) pour un système de visioconférence de premier ordre. A l’instar des ordinateurs, Smartphones ou autre technologie, le cycle de vie de l’équipement varie selon le fournisseur, les entreprises doivent donc considérer la durée de vie prévue pour en déterminer le coût total de possession sur 5 à 10 ans.

Si vous ne savez pas où commencer, consultez notre liste des meilleurs équipements de visioconférence.

Coût du logiciel/service de visioconférence

Un service de visioconférence dans le Cloud suffit pour utiliser des appareils personnels comme les ordinateurs portables et les Smartphones. Les petites équipes distantes sans salle de conférence peuvent ne pas avoir besoin d’équipement de salle et opter pour une simple solution logicielle.

Les applications de visioconférence gratuites limitent souvent l’utilisation en fonction du nombre de participants, ou de la durée maximale des appels, les services de visioconférence à usage professionnel se facturent entre 14 et 20€ par utilisateur et par mois en moyenne.

  • Lifesize : À partir de 14€ par organisateur/mois
  • WebEx : à partir de 15€ par organisateur/mois
  • GoToMeeting : A partir de 24€ par organisateur/mois
  • Zoom : À partir de 14€ hôte/mois
  • BlueJeans : À partir de 20€ hôte/mois

Coûts cachés :

Les coûts d’abonnement fluctuent en fonction des nouvelles fonctionnalités offertes, mais il y a deux principales extensions (add-on) à connaître :

1. Frais d’audioconférence RTPC (PSTN en Anglais) par minute 

L’audioconférence est un module d’extension permettant aux participants de se joindre à une réunion par une ligne téléphonique standard en composant un numéro sans frais. Les clients Zoom ont des frais supplémentaires pour les appels audios, selon les tarifs officiels de conférence audio. Ces frais sont facturés par participant et par minute peuvent s’accumuler rapidement.
Une conférence audio de 10 participants entre l’Europe et les U.S. est facturée à un taux moyen de 0,8€ par minute (0,08€ par participant à l’appel), soit 48€ de l’heure : cet appel effectué sur une base hebdomadaire coûterait donc 2444€ annuellement en frais audio.

2. Interopérabilité SIP/H.323 

Les connecteurs de salle de conférence nécessaires à l’interopérabilité SIP/H.323 sont une extension coûteuse. Pour une partie des fournisseurs de solutions logicielles (Zoom, Bluejean), l’ajout d’une option d’appel de salle de conférence s’accompagne de frais moyens de 450€ par salle par an.
Sans cette option, les participants ne pourront pas se joindre à la réunion à partir de leurs systèmes propres, et devront se connecter à partir de l’application logicielle du fournisseur sur un pc.
Pour en savoir plus sur : Téléphonie et communications IP

Coût de l’équipement

Le coût de la technologie des salles de visioconférence a chuté de façon spectaculaire au cours des cinq dernières années, et la disponibilité de réseaux à haut débit et de caméras HD maintenant 4K divisé par dix le coût de systèmes similaires en moins de dix ans.
Des kits de visioconférence de dispositifs USB prêts à l’emploi peuvent être assemblés pour environ 1800€ et des dispositifs « tout-en-un » peuvent être déployés pour 90€ par pièce et par mois.

  • LifeSize Icon 300 : à partir de 90€ la pièce/mois ou 2899€
  • Logitech Kit pour Zoom Rooms : À partir de 2799€ à 5990€
  • WebEx Room Kit Mini : À partir de 4999€
  • Zoom, Bluejean, GoToMeeting : sur devis, 450€/an de connecteur de salle (matériel non inclut)

CapEx vs. OpEx 

Les entreprises peuvent choisir d’acheter ou de louer leur système de visioconférence en mode SaaS. Si ces systèmes sont traditionnellement des investissements lourds en termes de CapEx, le mode Saas permet de passer la dépense en OpEx à un coût mensuel ou annuel fixe.

Calculateur du coût total de possession (CTP)  

Le CTP tient compte des coûts directs et indirects d’un produit, comme des frais d’audioconférence, des frais d’interopérabilité SIP/H323, et de toute amélioration potentielle de l’infrastructure au court de son cycle de vie.

Il y a cinq principaux facteurs du coût total de possession :
  1. Frais d’abonnement et de licence – frais d’abonnement par hôte, y compris les extensions (webinaires, enregistrements ou forfaits d’intégration)
  2. Bande passante/appels audio – la visioconférence peut augmenter significativement l’utilisation de la bande passante, et de nombreuses solutions facturent les appels audios.
  3. Infrastructure – coûts d’équipement des salles de conférence avec écrans supplémentaires ou connexions Ethernet.
  4. Dépannage informatique – temps et ressources informatiques pour l’entretien du matériel et l’interface avec les fournisseurs.
  5. Assistance utilisateur – temps et ressources de l’utilisateur pour l’apprentissage d’une nouvelle solution.

 

Calculateur CTP 

Notre calculateur compare les fournisseurs de la visioconférence sur la base d’entrées simples d’utilisateur, ainsi que les avantages et inconvénients de chaque solution.

Calcul du retour sur investissement

Si de nombreux avantages de l’adoption de la visioconférence en entreprise sont difficiles à quantifier, il est cependant utile d’en évaluer le retour tangible sur investissement.

1. Économies sur les déplacements
Examinez les sites visités habituellement par vos équipes, calculez un budget annuel moyen de déplacement, et appliquez un pourcentage raisonnable de ceux qui peuvent être remplacé par la visioconférence.
[Frais de déplacements moyens] x [Nombre d’employés en déplacement] x [Nombre de réunions nécessitant un déplacement] x [% de déplacement de la visioconférence]
Comparez le résultat de ce calcul avec le coût d’un service de visioconférence afin d’obtenir une estimation du temps d’amortissement de votre investissement initial.
[1 000€ Frais de déplacement moyens] x [50 employés en déplacement] x [20 réunions] = 1 000 000€ de budget de voyage
Si la moitié de ces réunions se déroulaient par visioconférence, vous pourriez investir ces 500 000€, équiper 100 salles de réunion de systèmes de visioconférence 4K et permettre à l’intégralité de vos employés d’utiliser la visioconférence.
En plus du prix du billet d’avion et de l’hébergement, il faut également inclure les heures perdues en voyages, déplacements vers les aéroports, contrôle de sécurité et embarquement.

2. Productivité accrue des réunions
Un employé participe en moyenne à près de 60 réunions par mois et une minute sur trois de chaque journée de travail est consacrée à des réunions. Il est donc important de maximiser la productivité de celles-ci afin de tirer le meilleur parti de votre temps.
Chez Lifesize, la durée moyenne d’une réunion est d’environ 18 minutes, bien inférieure aux 30 ou 60 minutes que votre calendrier suggère. En réduisant le temps nécessaire pour identifier les participants et en éliminant les malentendus non verbaux lors d’entrées audio, vous pouvez plonger directement dans le vif du sujet. Cela semble négligeable, mais 5 minutes par réunion économisées sur 60 réunions vous permettent d’économiser 5 heures par mois.
[Moyenne mensuelle du nombre de réunions] x [Moyenne des minutes économisées]

3. Remplacement technologique
Une troisième considération est le remplacement d’une technologie obsolète : la visioconférence est souvent déployée en remplacement d’une solution web ou audio. Le budget utilisé pour la conférence traditionnelle appliqué à une solution intégrée dans le Cloud inclurait la conférence audio, web et vidéo avec partage d’écran.
Vous pouvez justifier le coût d’une solution moderne simplement en annulant un service obsolète et sous-utilisé :
[Nouvel abonnement de visioconférence] – [Abonnement obsolète annulé]
Pour conclure, le véritable retour sur investissement de la visioconférence est la valeur accordée à la technologie par les utilisateurs : si les utilisateurs l’estiment plus facile à utiliser, la solution deviendra rapidement un élément essentiel de leur travail quotidien.

Quelle solution de vidéoconférence pour votre entreprise ?

Voir le tableau comparatif complet 

Avec des options apparemment infinies de solutions de vidéoconférence, nous désirons faciliter votre choix parmi les fournisseurs potentiels, ainsi que celui du système le plus adapté à vos besoins et votre budget.
Notre guide de sélection est un excellent point de départ pour évaluer vos besoins, et notre calculateur de coût total de possession (CTP) vous permettra de comparer les fournisseurs les plus populaires.