Équiper une Teams Room
Révolutionnez vos réunions grâce à Teams Rooms.
Prenez le contrôle de vos réunions avec Teams Room
Teams c’est aujourd’hui plus de 400 millions d’utilisateurs dans le monde. Plus de 60 % des entreprises du Fortune 500 ont choisi Teams Room dans le cadre d'un mode de travail hybride.
Équiper sa salle de visioconférence avec une solution certifiée Teams Room est donc devenu un "must have" pour de nombreuses PME.
Quels sont les bénéfices d'une Teams Room ?
Le fait que le système Teams Room soit directement intégré à Teams, va vous permettre :
- De programmer vos réunions très facilement
- D’avoir un calendrier dédié à la salle de réunion
- De vous connecter en un clic à vos réunions, depuis votre système Teams Room
- De faire des appels directs vers vos collaborateurs depuis le système
- Pas besoin de votre ordinateur pour venir en salle de réunion
- Certains fabricants proposent en option de diffuser vos documents sans fil
Quels sont les éléments à prévoir pour intégrer une Teams Room à ma salle de réunion ?
1. La licence Microsoft
Le système de visioconférence va être complètement intégré à l’environnement Microsoft de votre entreprise. Cela se fait grâce à l’ajout d’une licence Microsoft Teams Room Basic (gratuite) ou Pro (33.70€/mois).
Les principaux avantages de la licence Teams Pro :
- Gestion du double écran
- Passerelle SIP AUDIO (permettant à un équipement SIP de rejoindre vos réunions Teams)
- Teams Phone (lancer un appel téléphonique depuis la Teams Room)
- Gestion centralisée et sécurité (Intune, Azure AD P1)
- Nombre de Teams Room dans le compte Microsoft illimité (25 pour la licence Basic)
2. Choisir votre système en fonction de la surface de votre salle de réunion
La surface de votre salle de réunion va déterminer vers quel système de visioconférence aller, mais pas seulement !
En effet, le nombre de m² n’est pas le seul critère à prendre en compte, un autre facteur sera déterminant dans le choix du système : la configuration de votre salle de réunion.
Vous pouvez avoir une salle de 20 m² avec une petite table ronde accueillant 4 personnes ou la même surface avec une grande table de réunion accueillant 30 personnes.
De plus, il est très important de connaître la distance entre l’objectif de la caméra et la personne qui en sera la plus éloignée. Cela vous aidera à choisir le type de caméra en fonction de ses capacités, cette distance est également à prendre en considération pour une bonne captation du son
Type de système = surface + nombre de participants.
| Huddle room | 1 à 3 personnes |
| Petite salle | 4 à 8 personnes |
| Moyenne salle | 8 à 12 personnes |
| Grande salle | 12 à 20 personnes |
| Très grande salle | Plus de 20 personnes |
Pour chaque type de salle, des solutions Teams Room sont adaptées.
Aménagement de la salle de réunion
Le choix des écrans
Pour les petites salles, les écrans de 55 ou 65 pouces seront privilégiés. Pour des plus grandes salles, il sera possible d’installer un écran de 75 pouces, voire plus, surtout si vous n’optez que pour un seul écran. La règle des 2/3 1/3 s’appliquera alors et les personnes connectées avec vous en visioconférence seront de la taille d’un timbre-poste.
Toutes les MTR (Microsoft Teams Room) permettent d’installer un second moniteur. L’intérêt d’un second écran est de pouvoir conserver la vision des participants sur un écran tout en affichant et partageant un document sur le second (des tableaux Excel, PowerPoint…).
Positionnement des écrans
Vous avez trois possibilités :
- Matériel scellé au mur : Cela peut parfois nécessiter des travaux de câblage courant faible et courant fort. Suivant les difficultés d’acheminement des câbles, c’est une contrainte à prendre en compte dans votre projet.
- Meuble support mural : Ils permettent de passer l’ensemble des câbles dans une colonne tout en conservant l’esthétique de votre salle de réunion.
- Meuble à roulettes : Il vous permet de rendre votre équipement mobile
Ces deux dernières solutions sont souvent privilégiées, les meubles de visioconférences sont pensés pour accueillir les écrans et les équipements de visioconférence, ils en simplifient ainsi l’installation, optimisent l’utilisation au quotidien tout en valorisant le côté esthétique de votre salle de réunion.
L’emplacement de la caméra
Nous vous préconisons de placer la caméra sous les écrans, à hauteur de regard et en fonction de vos assises.
Cela vous procurera une expérience immersive sans précèdent pendant vos réunions.
Pourquoi cet emplacement plutôt qu’un autre ?
Positionner la caméra en dessous de la table est impossible pour des raisons qui semblent très logiques ! Nous aurions une vue du dessous de la table, des jambes et surtout pas la vue sur les personnes présentes dans la salle.
Le contraire, mettre la caméra au-dessous des écrans est également déconseillé.
La vue plongeante peut avoir quelques désagréments pour les personnes en présentiel… En effet, les décolletés, les calvities… Sont beaucoup plus visible lors de vos réunions !
Acoustique de la salle de visioconférence
Une visioconférence réussie, c’est d’abord une prise de son optimale et une bonne restitution audio.
En fonction :
- Le nombre de participants et la distance du participant le plus loin.
- Le volume de la salle de réunion (hauteur sous plafond, forme de la pièce)
- Les matériaux constituant la pièce (cloison vitrée, décorations murales)
Il va falloir choisir le bon modèle et les accessoires permettant d’améliorer le rendu audio dans la salle de réunion.
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