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Lancer une visioconférence

La visioconférence ZOOM

Le grand gagnant de la crise sanitaire ?

Nos habitudes de communication ont évolué drastiquement durant la période de confinement qui s’achève, notamment par l’adoption d’applications de visioconférences simples, intuitives et le plus souvent gratuites.
Parmi elles, le leader des apéros confiné est sans conteste Zoom, fondé en 2011, par un transfuge de Cisco, Eric Yuan, et entièrement basée sur le Cloud.
En s’appuyant sur un modèle gratuit et grand public, simple d’utilisation, Zoom s’est imposé massivement et rapidement en devenant durant le confinement l’application la plus téléchargée au monde !

visioconférence zoom

Comment mener les utilisateurs Zoom à adopter la visioconférence en entreprise

sans changer d’interface ?

Le confinement a vu un développement important du télétravail, avec 62% des employés désirant prolonger cette option lors de leur retour physique au bureau ; ainsi que l’adoption de la visioconférence pour les rendez-vous, présentations ou réunions qui ne nécessitent pas, finalement, de déplacement physique.
Cette tendance profite également aux employeurs, qui y voient un gain de productivité et une réduction des coûts, en adaptant au système de communication de leur entreprise une solution utilisée  – voire revendiquée – par leurs employés dans leur vie quotidienne.

Pour transformer l’essai et amener l’usage de la visioconférence en entreprise, il sera plus facile d’opter pour la continuité d’utilisation d’une application déjà adoptée par ses employés comme Zoom que de réinventer la roue avec un système différent et moins intuitif.
Avec des systèmes comme Zoom Meetings, Zoom Rooms déployés dans plus de 750.000 entreprises clientes et plusieurs millions d’utilisateurs, Zoom s’est imposé comme un acteur majeur du marché, au même titre que Microsoft Teams.

La qualité de l’image, du son et la facilité d’utilisation sont critiques à l’application professionnelle de solutions de visioconférences, offrant par ailleurs d’autres fonctionnalités adaptées comme le partage de documents et une invitation ou participation simple aux réunions, réduite à un clic.

Ceci nécessite des solutions spécifiques à l’activité de l’entreprise, dimensionnées à sa taille et ses besoins.

Différences entre Zoom Meetings et Zoom Room

Zoom meetings est une extension de zoom qui permet aux entreprises clientes d’organiser facilement des réunions en ligne par vidéo. Le participant doit simplement installer Zoom Meeting sur son bureau ou son mobile et joindre la réunion.
Quel que soit l’endroit où il se trouve et son support (PC, Mac, tablette, Smartphone…) le participant peut instantanément rejoindre une réunion, présenter ses idées, partager une vidéo, un document ou tout autre fichier avec les autres participants.
Zoom Meeting intègre un support vidéo et audio de haute qualité permettant jusqu’à dix mille participants à une réunion en ligne.

Zoom Room est un logiciel spécifiquement développé pour des salles physiques qui permet de transformer simplement et rapidement une salle de réunion, de formation ou autre en une salle de visioconférence complète, intégrée avec des capacités audio/vidéo de haute qualité.

Pour connecter une salle de réunion physique et la déclarer dans l’environnement Zoom, il conviendra de souscrire la licence adéquate dans l’interface Zoom et acquérir un matériel certifié Zoom Room.
Zoom Room vous permet de d’intégrer toute personne à distance par le biais d’un téléphone portable, un ordinateur de bureau, ou système de conférence tiers.

Pourquoi choisir Zoom Rooms ?

Communications unifiées en une seule solution: visioconférence, audioconférence, webinaires, formations en ligne, streaming en direct et en différé d’informations ou présentations
Un dimensionnement de la solution ZOOM évolutif, flexible et dimensionné en fonction de vos besoins actuels et futurs.
Des flux cryptés via des protocoles spécifiques, pour la protection de vos communication et la sécurisation de vos données.
Une interface d’administration permettant une gestion centralisée des utilisateurs internes et externes ainsi que les salles physiques.
Des statistiques d’utilisation claires et immédiates permettant une vision globale du coût d’utilisation du système, comparé à un système non intégré et les déplacements physiques épargnés aux utilisateurs.

Fonctionnalités

– Excellente qualité audio, vidéo et partage d’écran
– Adaptation automatique à la bande passante disponible
– Appel de salle à salle en un clic
– Configuration rapide avec Outlook Exchange ou Google Agenda
– Une touche unique pour commencer une réunion
– Partage d’écran sans fil depuis n’importe quel appareil
– Supporte jusqu’à 3 écrans HD pour s’adapter à n’importe quelle salle de conférence
– Visualisez l’orateur actif, le contenu ou la galerie avec 25 flux vidéo
– Modifications et annotations en temps réel sur le fichier ouvert
– Demande de prise de parole ou de contrôle pour annoter à distance
– Gestion centrale pour le modérateur : coupure et ouverture des micros et caméras
– Gestion des questions / réponses par Chat des personnes distantes vers le modérateur
– Option de sondage en ligne
– Jusqu’à 500 participants interactifs ou 10.000 participants en mode « vue seule »
– Streaming, enregistrement, visionnage et partage des réunions
-Intégration de systèmes de visioconférence de marques tierces
– Connexion facile sur tout type de support : iPad, iPhone, Windows, Mac, Smartphones…

Partage sans fil à l’échelle de l’entreprise intégré dans votre salle

Une Zoom Room vous permet de partager facilement plusieurs ordinateurs de bureau en même temps dans la salle et offre un éventail d’options simples de partage sans fil pour les invités et personnes sur votre réseau.

Partage de proximité à clic
Partage multiple
Option pour partager via le navigateur
Intégrés dans une salle A/V

Systèmes audio-visuels

Pour les systèmes Audiovisuels de salle, Apo’g met son savoir faire à votre disposition, fruit de 18 ans d’expérience et de convergence de l’informatique, de la téléphonie et du développement de logiciel pour un service simple et des communications unifiées.

Vos interlocuteurs sauront vous conseiller et vous diriger vers la solution la plus adaptée à vos besoins en prenant et vous accompagner dans son installation et l’adoption de la solution choisie auprès de vos employés.

Apog offre également une large gamme d’équipements spécifiquement adaptés pour les Zoom Room.

TOP 4 des meilleurs matériels dans la mise en place d’une Zoom Room ?

La plus économique :

De nombreux dirigeants de PME, n’ayant jamais mis en place de véritable salle de réunion dédiée à la visioconférence, ne souhaitent pas investir un budget conséquent dans un premier temps.

Scénario type : Mes employés et clients veulent absolument une salle de visioconférence, me disent que c’est INDISPENSABLE.
Je n’en suis pas totalement persuadé, mais aimerais quand même essayer. Si l’utilisation est toujours vive dans quelques mois, je consacrerai un véritable budget à cet équipement.
La solution est de s’équiper d’un matériel USB professionnel, AVer propose des solutions de grande qualité intégrant vidéo et applications logicielles.
Dans ce cas, pas besoin de licence spécifique pour Zoom Room et d’équipement compatible Zoom Room.
Vous équipez une salle d’un mini-PC dédié ou l’utilisateur qui vient dans la salle de réunion connecte un équipement USB de qualité à son PC.

La plus compacte :

Lenovo a développé un appareil tout en un certifié Teams Room.

Le HUB 500 regroupe :

– Le NUC (Mini PC) incluant les connectiques et le logiciel

– La tablette permettant de simplifier la programmation et le lancement des réunions et d’accéder facilement à toutes les fonctionnalités de la Teams Room

– Les micros permettant une captation du son professionnelle

– Un haut-parleur intégré pour entendre vos interlocuteurs

Ne reste plus qu’à ajouter une caméra et un écran de qualité et votre Teams Room est prête !

Le meilleur rapport qualité prix :

Yealink est devenu en peu de temps le leader de la fourniture de postes IP.
Ils offrent un matériel de qualité à des prix défiants toute concurrence.
Yealink a collaboré étroitement avec Microsoft dans l’élaboration d’une gamme de systèmes de visioconférence certifiées Zoom Room.

La gamme est composée de 3 modèles :

UVC 30 pour les huddle rooms, en général des ‘box’ permettant de lancer une visioconférence à une ou 2 personnes à partir d’une Zoom Room.

UVC 50 pour des petites Zoom Room accueillant environ 6 personnes.
Le UVC 50 est équipé d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra plus évoluée à installer au-dessus du moniteur, d’une barre de son à installer sous le moniteur, d’une tablette installée sur le bureau et de 2 microphones sans fils ou filaires.

UVC 80 pour des Zoom Room accueillant une quinzaine de personnes.
L’UVC 80 est équipé d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra haut de gamme à installer sous le moniteur, d’une barre de son, d’une tablette installée sur le bureau et de 2 micros haut de gamme filaire.

Yealink est le seul à proposer en option des extensions de garantie SUR SITE de 3 à 5 ans.

L’offre la plus ‘design’ :

Logitech propose le système Zoom Room le plus abouti en termes de Design avec sa gamme Logitech Tap Zoom Room.

La gamme est composées de 3 modèles :

Logitech Tap Room Solution for Zoom – Small pour les huddle room, en général des ‘box’ permettant de lancer une visioconférence à une ou 2 personnes à partir d’une Zoom Room.

Logitech Tap Room Solution for Zoom – Medium pour des petites Zoom Room accueillant environ 6 personnes.
La Zoom Room Medium est équipée d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra plus évoluée à installer au-dessus du moniteur, d’une barre de son à installer sous le moniteur, d’une tablette installée sur le bureau et d’1 microphone.

Logitech Tap Room Solution for Zoom – Large pour des Zoom Room accueillant une quinzaine de personnes.
La Zoom Room Large est équipée d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra plus évoluée à installer au-dessus du moniteur, de 2 barres de son, d’une tablette installée sur le bureau et de 2 microphones.