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Lancer une visioconférence

La visioconférence TEAMS

Changer la manière de collaborer avec Microsoft Teams

Pour les entreprises l’enjeu est aussi important que les bénéfices d’une adoption massive de la visioconférence : offrir à ses employés une connexion facile, intuitive et immédiate à leur environnement de travail par le biais de leur application habituelle, qu’elle soit Teams ou Zoom.

Témoignage du changement massif de nos habitudes, Zoom est devenue l’application la plus téléchargée depuis le confinement, et Teams de Microsoft a gagné plus de 20 Millions d’utilisateurs en une semaine !

Nous l’avons constaté dans notre vie sociale par le biais des apéros confinés, comme professionnelle par le développement rapide d’un télétravail productif et efficace: l’adoption de la visioconférence est une alternative viable au déplacement physique pour la plupart de nos rendez-vous, présentations ou réunions.

Pratique, facile à mettre en œuvre et moins chronophage pour l’employé qui n’a plus à se déplacer, elle offre également une réduction importante des coûts et une augmentation sensible de productivité pour l’entreprise.

Alors même que le retour au bureau se met progressivement en place, nous désirons conserver les mêmes habitudes en y ajoutant une meilleure qualité de son et d’image.

Ceci est possible en nous connectant dans une salle de réunion à un micro et caméra de qualité, un écran plus grand et une meilleure barre de son, tout en bénéficiant de fonctionnalités adaptées à notre travail comme le partage de document, la prise de note automatique, ou la traduction simultanée.

Pour les entreprises l’enjeu est aussi important que les bénéfices d’une adoption massive de la visioconférence : offrir à ses employés une connexion facile, intuitive et immédiate à leur environnement de travail par le biais de leur application habituelle, qu’elle soit Teams ou Zoom.

De Teams vers la Teams Room

Les éditeurs de logiciels et applications ont saisi l’importance stratégique de ces changements et s’attachent à offrir des solutions software et hardware adaptées à cette profonde mutation.

Teams de Microsoft, en capitalisant sur la diffusion gratuite de Skype est devenu la pierre angulaire de l’environnement Office 365 en PME.

A l’origine, Skype et Teams n’offraient pas de solutions d’équipements de salle de visioconférence, mais Microsoft a rapidement validé des solutions techniques avec Lenovo, Logitech ou Yealink, permettant d’offrir des salles de visioconférence d’excellente qualité, à bon prix.

Pour s’assurer du bon développement de Teams, cette nouvelle solution de réunion a d’abord été déployée dans toutes les salles de conférence des bureaux de Microsoft dans la région de Seattle avant d’être progressivement déployée dans les salles de conférence de l’entreprise aux États-Unis et dans le monde entier.

« Les 2 435 salles de conférence de la région de Puget Sound ont été mises à niveau » explique Matt Hempey, qui supervise l’expérience de réunion des employés chez Microsoft pour les services centraux d’ingénierie et d’exploitation (CSEO).

« Les employés ont clairement indiqué qu’ils souhaitaient que les réunions se déroulent de la même manière à chaque fois et nous nous sommes efforcés de faire en sorte que cela se produise« , explique Matt. « Ils doivent s’attendre à une expérience cohérente, quelle que soit la salle de conférence dans laquelle ils se trouvent« .

« Maintenant, je n’ai plus qu’une seule façon de participer à des réunions« , explique M. Hempey. « Dans la voiture, sur mon téléphone, sur mon bureau, dans un café ou dans la salle de réunion, je vais au même endroit rejoindre les équipes, et appuie sur le même bouton : Join« .

Une fois la solution testée et éprouvée, Microsoft s’est efforcé d’offrir la solution à ses clients et a remplacé Skype Room Systems il y a deux ans par Microsoft Teams Rooms, un centre de contrôle de salle avec une touche de connexion unique le « one-touch join ».

Cette évolution s’accompagne d’une collaboration avec les six principaux équipementiers A/V du marché pour améliorer l’expérience client, en offrant le meilleur de l’audio et de la vidéo en offrant l’accès aux réunions des équipes dans tous les espaces, des petites salles de réunion aux grandes salles de conférence.

Pour les entreprises l’enjeu est aussi important que les bénéfices d’une adoption massive de la visioconférence : offrir à ses employés une connexion facile, intuitive et immédiate à leur environnement de travail par le biais de leur application habituelle, qu’elle soit Teams ou Zoom.

La Teams Room au centre de l’organisation de vos réunions.

Teams est la pierre angulaire de l’environnement Office 365 et cette plateforme de travail collaborative s’enrichit de nouvelles fonctionnalités qui améliorent l’expérience des réunions de Teams dans les salles de réunion.

En s’interfaçant avec la messagerie et l’agenda d’Outlook, Microsoft Teams permet d’organiser ses conférences facilement et rapidement tout en bénéficiant des fonctionnalités d’Exchange, One Drive, SharePoint et de la suite Office 365.

Cet ensemble de fonctionnalités ainsi que d’autres nouveautés permettent une expérience améliorée de Microsoft Teams ainsi qu’une grande flexibilité dans son utilisation ou que vous soyez.

One-Touch join, commencez instantanément votre réunion à partir du centre de contrôle de la salle en appuyant sur une touche unique.

Détection de proximité, permet de détecter et ajouter facilement une salle de réunion Microsoft Teams disponible à proximité immédiate.

Accompagnement pour mobile, pour connecter votre Smartphone à votre PC en mode contenu et joindre les réunions existantes sans interruption de la communication.

Prise en charge des salles à double écran, un écran dédié à la réunion et un écran dédié au partage de document.

Réunions planifiées et simplifiées, les réunions sont faciles à programmer, via Microsoft Outlook ou Microsoft Teams pour intégrer vos salles de conférence physiques Teams Room à une réunion et inviter les participants.

Ajouter une salle de réunion à partir de votre mobile, Microsoft Teams sur votre PC ou mobile possède un capteur de proximité qui détecte une salle de réunion disponible que vous pouvez ajouter facilement à partir de votre écran.

Ajouter une salle voisine à partir de votre bureau, sur votre client mobile Teams, vous pouvez ajouter la salle à votre réunion et trouver rapidement les salles voisines.

Rejoindre une réunion existante depuis une salle Microsoft TEAMS ROOM

Les équipes Microsoft se joindront automatiquement à la réunion en mode contenu uniquement depuis votre bureau, ce qui permettra à la salle de fournir du son et de la vidéo à la réunion sans écho ni retour d’information généré par les autres utilisateurs de la salle Teams Room.

Si deux employés décident de transformer une conversation en une véritable réunion. Ils entrent dans une salle de conférence vide et la fonction « Proximity Join » dans Microsoft Teams permet de transformer leur conversation en réunion.

Quelles sont les licences Microsoft à souscrire pour mettre en place une Teams Room ?

  • Pour connecter votre équipement de salle de réunion Teams Room à Microsoft 365.
    Il convient de souscrire une licence Teams Meeting Room par salle que vous souhaitez équiper en équipement Teams Room.
    Coût de la licence Teams Meeting Room : 12,65 €HT par mois.
  • Pour autoriser un collaborateur à vous joindre en audioconférence
    Il peut être pratique et parfois indispensable lors de l’organisation d’une visioconférence de permettre à des utilisateurs non équipés d’un PC ou d’un smartphone, de rejoindre la réunion Teams Room uniquement au mode audio. Dans ce cas, il convient d’ajouter une licence spécifique au compte de l’utilisateur qui organise la réunion.
    Coût de la licence Microsoft 365 Audio Conferencing : 3,60 €HT par mois.
  • Connecter une Teams Room à un système de salle de réunion d’une marque tierce
    SIP H323 (Poly, Cisco, Lifesize, Avaya, Sony).
    L’environnement Teams n’est pas compatible SIP H323, seule la mise en place d’une solution Cloud Video Interop (CVI) tierce – qualifiée par Microsoft – permet d’accéder à des salles de réunion ou des appareils vidéo personnels (VTCs) tiers pour participer à des réunions dans Microsoft Teams et interfacer par exemple une Teams Room avec une salle de réunion équipée d’un système tiers.

Partenaires certifiés pour Microsoft Teams

Les partenaires suivants disposent de solutions d’interopérabilité vidéo pour Microsoft Teams :

  • Pexip
  • Bluejeans
  • Polycom

Pour plus de précisions, merci de nous consulter.

TOP 4 des meilleurs matériels dans la mise en place d’une Teams Room

Le meilleur rapport qualité prix :

Yealink est devenu en peu de temps le leader de la fourniture de postes IP.
C’est un des premiers et un des seuls constructeurs à proposer des postes téléphoniques SIP compatibles TEAMS.
Ils offrent un matériel de qualité à des prix défiants toutes concurrence.
Yealink a collaboré étroitement avec Microsoft dans l’élaboration d’une gamme de systèmes de visioconférence certifiées Teams Room.

La gamme est composée de 6 modèles :

MVC 300 et 400 pour les huddle rooms, en général des ‘box’ permettant de lancer une visioconférence à une ou 2 personnes à partir d’une TEAMS ROOM.

MVC 500 filaire ou sans fil pour des petites TEAMS ROOM accueillant environ 6 personnes.
Le MVC 500 est équipé d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra plus évoluée à installer au-dessus du moniteur, d’une barre de son à installer sous le moniteur, d’une tablette installée sur le bureau et de 2 microphones sans fil ou filaires.

MVC 800  et MVC 900 pour des TEAMS ROOM accueillant une quinzaine de personnes.
Le MVC 800 est équipé d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra haut de gamme à installer sous le moniteur, d’une barre de son, d’une tablette installée sur le bureau et de 2 micros haut de gamme filaire.

Yealink est le seul à proposer en option des extensions de garantie SUR SITE de 3 à 5 ans.

La plus économique :

De nombreux dirigeants de PME, n’ayant jamais mis en place de véritable salle de réunion dédiée à la visioconférence, ne souhaitent pas investir un budget conséquent dans un premier temps.

Scénario type : Mes employés et clients veulent absolument une salle de visioconférence, me disent que c’est INDISPENSABLE. Je n’en suis pas totalement persuadé, mais aimerais quand même essayer. Si l’utilisation est toujours vive dans quelques mois, je consacrerai un véritable budget à cet équipement.

La solution est de s’équiper d’un matériel USB professionnel, AVer propose des solutions de grande qualité intégrant vidéo et applications logicielles.

Dans ce cas, pas besoin de licence spécifique pour Teams Room et d’équipement compatible Teams Room. Vous équipez une salle d’un mini-PC dédié ou l’utilisateur qui vient dans la salle de réunion connecte un équipement USB de qualité à son PC.

La plus compacte :

Lenovo a développé un appareil tout en un certifié Teams Room.

Le HUB 500 regroupe :

– Le NUC (Mini PC) incluant les connectiques et le logiciel

– La tablette permettant de simplifier la programmation et le lancement des réunions et d’accéder facilement à toutes les fonctionnalités de la Teams Room

– Les micros permettant une captation du son professionnelle

– Un haut-parleur intégré pour entendre vos interlocuteurs

Ne reste plus qu’à ajouter une caméra et un écran de qualité et votre Teams Room est prête !

L’offre la plus design :

Logitech propose le système Teams Room le plus abouti en termes de Design avec sa gamme Logitech Tap Microsoft.

La gamme est composées de 3 modèles :

Teams Room Small pour les huddle rooms, en général des ‘box’ permettant de lancer une visioconférence à une ou 2 personnes à partir d’une TEAMS ROOM.

Teams Room Medium pour des petites TEAMS ROOM
accueillant environ 6 personnes. La Teams Room Medium est équipée d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra plus évoluée à installer au-dessus du moniteur, d’une barre de son à installer sous le moniteur, d’une tablette installée sur le bureau et d’1 microphone.

Teams Room large pour des TEAMS ROOM accueillant une quinzaine de personnes.

La Teams Room Large est équipée d’un NUC relié au moniteur, d’une caméra plus évoluée à installer au-dessus du moniteur, de 2 barres de son, d’une tablette installée sur le bureau et de 2 microphones.