Comment créer un webinaire dans Microsoft Teams ?
Les webinaires, utiles en interne pour vos réunions ou vos formations et en externe pour fidéliser vos clients et présenter vos produits, se réalisent simplement sur Microsoft Teams sans budget élevé.
Pour créer un webinaire Teams, ouvrez le Calendrier de Microsoft Teams, cliquez sur la flèche à côté de « Nouvelle réunion » puis sélectionnez « Webinaire ». Renseignez le titre, les intervenants et la date, personnalisez le formulaire d’inscription, puis partagez le lien généré. Un compte doté d’une licence Microsoft 365 adaptée et de l’autorisation de planifier des webinaires suffit pour vous lancer.
Le webinaire Teams : de quoi s'agit-il ?
Sur Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent créer des réunions, des webinaires ou des évènements en direct.
Les réunions sur Teams sont soit personnelles (organisées par une personne et limitées aux invités), soit en canal (elles appartiennent à l’équipe et restent accessibles à tous ses membres).
Le webinaire, lui, est un évènement personnel unique. Vous ne pouvez le créer qu’à partir de la fonctionnalité Calendrier de Teams.
Il vous permet d’organiser des évènements sur Microsoft Teams et de profiter de nombreuses fonctionnalités et avantages :
Pour un évènement sur plusieurs jours, vous devrez créer plusieurs webinaires.
Le webinaire autorise aussi la création de Breakout Rooms, ces salles de réunion scindées en petits groupes.
- Animer des questions et réponses
- Partager l’écran
- Utiliser la fonction « Lever la main »
- Scinder l’ensemble des participants en sous-groupes
- Accéder à un rapport d’inscription et de participation
- Faire des présentateurs à partir des participants
- Diffuser sans dépendre de Flash
Le délai entre la captation en réel et la diffusion en direct reste quasi instantané.
C’est un vrai atout face à des solutions comme GoTo Webinar ou Livestorm. Pour situer Teams parmi les autres plateformes, consultez notre comparatif des logiciels de visioconférence.
Quels utilisateurs peuvent créer un webinaire dans Teams ?
Pour créer des webinaires sur Microsoft Teams, l’utilisateur doit disposer des éléments suivants :
- Une licence Microsoft 365 Entreprise E1, E3 ou E5, ou une licence Microsoft 365 A3 ou A5 (anciennement Office 365).
- L’autorisation de créer des webinaires dans le centre d’administration Microsoft Teams.
- L’autorisation de créer des webinaires sur Microsoft Stream (pour les évènements produits via une application ou un appareil de diffusion externe).
- L’appartenance à une équipe complète de l’organisation (pas un invité ni un membre d’une autre organisation).
- La planification de réunions privées, le partage d’écran et le partage de vidéo IP activés dans la stratégie de réunion de l’équipe.
Votre administrateur informatique attribue aux comptes producteurs ou présentateurs la planification des webinaires.
Vous pouvez rendre les webinaires uniquement internes, ou bien accessibles aux participants internes et externes. Ces paramètres se configurent via PowerShell.
Comme pour toute modification des paramètres de stratégie Teams, plusieurs heures peuvent s’écouler avant que les nouveaux réglages prennent effet.
Les fonctionnalités avancées de webinaire, comme la page d’inscription enrichie, les rappels automatiques par e-mail ou la salle d’attente virtuelle, relèvent aujourd’hui de l’offre Microsoft Teams Premium.
Comment créer votre webinaire dans Teams, étape par étape
Créer votre Webinar dans Teams
1) Il faut vous rendre dans le menu latéral gauche, puis cliquez sur « Calendrier » (1).
2) Ensuite, en haut à droite de votre fenêtre, vous cliquez sur la petite flèche à côté de « Nouvelle Réunion ».
3) Sélectionnez «Webinar » (2).
Paramétrer votre Webinar dans Teams
Vous arrivez sur l’étape de paramétrage de votre webinar.
Pour créer un webinar convenablement, vous devez au préalable activer l’enregistrement externe en utilisant Powershell.
Plus d’informations pour autoriser un utilisateur à créer un webinar : voir la documentation Microsoft
1) Vous choisissez le niveau d’audience. Vous pouvez ouvrir votre évènement à votre organisation, ou bien à tout le monde. Pour un webinar, nous souhaitons le plus souvent l’ouvrir à tout le monde (3).
1) Vous devez compléter les informations principales (4) :
- Titre du webinar
- Présentateur(s) et Compte Office Associé
- Date et Durée
- Lieu (Exemple : salle de réunion en tant que ressource)
- Description de l’évènement
Préparer le formulaire d’inscription au webinar
3) Vous devez personnaliser le formulaire d’inscription à votre webinar (5).
4) Renseignez les informations sur votre page d’inscription (6) :
- Titre du webinar
- Date
- Lieu
- Description
- Intervenants Externes
- Ajouter des Champs Personnalisés au Formulaire d’Inscription
5) Vous pouvez copier dans le presse-papier le lien d’inscription.
Puis enregistrez votre formulaire (7).
6) Intégrez ce lien d’inscription copié dans les actions de communication que vous souhaitez mettre en place pour le webinar (8).
Préparer la salle de webinar
Il est conseillé de se connecter en amont de l’évènement, pour configurer ses équipements.
Vous pourrez aussi voir les premiers participants se connecter dans la salle d’attente. Sans une validation de votre part, ces personnes attendront le début du webinar dans un espace Teams d’attente.
Les fonctionnalités avancées de webinar dans Teams
Microsoft Teams a vraiment innové dans l’ajout de fonctionnalité pour animer un webinar.
Vous pouvez :
- Partager du contenu
- Scinder les participants par petit groupe
- Utiliser la conversation Teams pour gérer les Questions et Réponses
- Afficher un numéro direct pour appeler la société organisatrice pendant l’évènement
- Prendre des Notes en Direct
- Associer un Tableau Blanc au webinar
- Mettre en évidence un participant
- Ajouter une application compatible avec Microsoft Teams
8) Chaque nouvel inscrit recevra ce mail de notification pour enregistrer l’évènement dans son calendrier :
Consulter le rapport post-webinar
À la fin de l’évènement, vous pouvez consulter les différents rapports d’évènement en revenant sur le lien du webinar toujours présent dans votre calendrier Teams.
S'équiper pour animer vos webinaires Teams : caméra, salle et matériel
La fonctionnalité de webinaire est activée sur votre environnement Teams. Vous pouvez donc envoyer vos invitations à vos bases clients ou prospects et commencer à produire vos évènements en ligne.
Vos participants doivent vivre une expérience soignée pendant ces évènements. Le but d’un webinaire reste de fidéliser vos clients et d’en gagner de nouveaux : la qualité de l’image et du son y contribue directement.
Pourquoi ne pas équiper votre salle d’enregistrement avec un matériel de visioconférence certifié Microsoft Teams ? Plusieurs configurations s’offrent à vous pour animer vos webinaires Teams comme pour vos réunions quotidiennes en salle :
- une caméra certifiée Microsoft Teams signée Yealink ou Logitech, en barre tout-en-un ou en caméra PTZ pour les grandes salles ;
- une solution Neat (Neat Bar Gen 2 ou Neat Board Pro) pour un déploiement Microsoft Teams Rooms clé en main ;
- un écran interactif MAXHUB ou Barco pour le partage de contenu et l’animation en direct.
Vous équipez une salle de réunion dédiée à Microsoft Teams Rooms ? Nos experts réalisent un audit de salle gratuit et vous adressent un devis personnalisé selon la taille de votre espace et le nombre de participants.
Vous préférez tester avant d’investir ? Réservez une démonstration ou venez éprouver le matériel dans notre showroom.