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Lancer une visioconférence

La visioconférence en clair et sans décodeur

Apo'g s'est impliqué dans les solutions de visioconférences depuis une quinzaine d'années, au moment où la technologie associant téléphonie et informatique s'est démocratisé, devenant abordable pour une PME.

Le véritable tournant s´est produit au cours des années 2010 avec l'apparition du Cloud, conjugué à une baisse significative des coûts d’équipements de salles. Cependant, le taux d’équipements des entreprises est resté anecdotique jusqu´à récemment. Malgré des arguments convaincants pour un retour sur investissement quasi immédiat de ce type de système et de son utilité dans bien des domaines, la plupart des interlocuteurs n’y voyait que peu d’intérêt, comme pour l’adoption de solutions liées au télétravail (VPN).
Avec la crise du Covid et le confinement, la donne a totalement changé, le télétravail et la visioconférence sont devenu incontournables en l’espace d’une semaine : un Must Have !

Une solution parfaite en principe, mais plus compliquée dans sa mise en œuvre qu´il n´y paraît et dépendante de plusieurs facteurs.
Nous n’avons eu ni le choix, ni le temps de nous adapter dans l´urgence, et chacun a adopté la solution qui s’est présenté à lui. En cherchant sur internet, par le bouche à oreille, sur les conseils d’un client… Autant de raisons que d´utilisateurs en somme.
Fini l’étude du DSI, ou à minima une réflexion sur l’opportunité de choisir une solution basée sur des critères objectifs, le grand saut s’est fait sans parachute.
En caricaturant un peu, les décisions se sont prises ainsi : « Mais oui, il faut utiliser ça, c’est Pascal du Marketing qui me l’a dit, le mari de Sabrina de la compta l’utilise ».
En face, les éditeurs et constructeurs, flairant l’aubaine, se sont engouffré dans la brèche avec plus ou moins de savoir-faire et de transparence, créant plus de surinformation et de confusion que de solutions.La presse n’a pas été en reste, et les articles traitant de la visioconférence et en corollaire du télétravail pullulent. On peut y lire tout et son contraire avec une constance certaine, celle de ne pas aborder dans le détail les véritables fonctions utiles en PME et les limites de chaque système.
La plupart d’entre nous sommes encore confinés, et la rentrée approche (enfin, nous l’espérons…). Il va falloir mettre en œuvre ces solutions de façon pérenne dans nos environnements de travail.
C’est le moment de faire un point pertinent sur les solutions en présence et vous faire profiter de notre expérience.

Quelles sont les applications concrètes pour la visioconférence dans mon entreprise ?

La période de confinement a développé l´usage d´applications de visioconférence pour garder le contact avec les amis et collègues, et suivant les objectifs de chacun, nous avons pu découvrir plusieurs aspects utiles de ce système.
Hors télétravail, la visioconférence peut s’utiliser quotidiennement pour des réunions concernant :
• Le suivi de projet
• Le travail d’équipe
• Le suivi client/fournisseur
• La gestion de crise
Mais également :
• Pour une assemblée générale, type CE avec des centaines de participants et auditeurs
• De la communication d’entreprise, de la formation (webinaire ou autre)
• Des phases de recrutements…
Que cela soit à partir d’un ordinateur portable, quelle que soit la marque, d’une tablette, d’un Smartphone, d’un simple téléphone en audioconférence, d’une salle de réunion, d’un amphithéâtre… en direct, en streaming, avec des fonctions d’enregistrements.
Si la visioconférence est amenée à devenir la pierre angulaire de notre activité dans notre façon de communiquer avec nos collaborateurs, clients et prospects, Il est critique de choisir un système capable de couvrir toutes ces fonctionnalités :

Pour répondre à ces besoins au cours des deux derniers deux mois,
nous avons pu constater que chacun y avait été de sa solution,
parmi celles ci-dessous :

Visioconférence : tout le monde en parle

Certaines entreprises se sont même lancées dans la création de groupe WhatsApp avec leurs clients.
Avant toute chose, il semble utile de recadrer tous ces acteurs, en fonction de ce qu’ils sont capables de faire réellement :

Pour aller plus loin et découvrir le détail des fonctionnalités,
prêtons notre attention aux 3 principales solutions censées couvrir les besoins principaux des PME en visioconférence :
Deux incontournables qui font l’actualité, Teams et Zoom, leaders en nombre de clients et un plus confidentiel, Lifesize, acteur historique orienté PME et spécialiste du domaine.

Teams : Le géant Microsoft

Evolution de Skype entreprise, totalement intégré à Office 365 (récemment rebaptisé Microsoft 365), cette application a logiquement été adoptée par de nombreuses entreprises, Office 365 étant devenu, à juste titre, l’environnement de travail privilégié par la plupart des PME. Teams de son côté est probablement la meilleure plateforme collaborative disponible sur le marché.
Microsoft revendique une croissance exceptionnelle du nombre d´utilisateurs supplémentaires en quelques semaines, 10, 20, 30 millions … nous pourrions donc croire que c´est la solution à adopter.
Quel est le détail de l’offre et de ses possibilités :
Tarifs : pour dépanner rapidement dans cette période difficile, l’offre gratuite est suffisante, mais dans le cadre d’une adoption à moyen terme d’une solution de visioconférence professionnelle, il faut utiliser Teams au sein d’un environnement Office 365. Cela signifie de prévoir une migration de votre environnement actuel vers M365, et que chaque collaborateur soit équipé de sa licence Microsoft (compter entre 3 et 20 €HT/mois/utilisateurs suivant les options).
Si vous souhaitez équiper des salles de réunion en visioconférence, il faudra investir dans du matériel compatible ‘Teams Room’ et ajouter une licence Office 365 Meeting Room (12,65 €HT/mois) par salle. Nous avons testé la plupart des solutions du marché, une fois les mises à jour Windows effectuées, elles fonctionnent parfaitement.
Si vous souhaitez faire de l’audioconférence, il faudra que les utilisateurs lancent une réunion depuis une Teams Room afin être joints des utilisateurs en audio soient équipés d’une licence E3 (19,70 €HT/mois) + ADD ON audioconférence (3,60 €HT/mois). Il n’est pas rare qu’un participant à une visioconférence ne puisse la joindre en vidéo, il est souvent plus pertinent de lui proposer de prendre part à la réunion avec un simple appel téléphonique.
La visioconférence est une des composantes du riche environnement collaboratif proposé par Teams. Cette fonctionnalité souffre de quelques limitations si on la compare à des spécialistes du domaine.
Ecran : l’affichage est limité aux des 4 dernières personnes qui ont parlé (bientôt 9), réaction rapide de Microsoft pour donner suite aux nombreuses réclamations.
La qualité de la vidéo de la réunion va se caler sur la connexion disposant du plus faible débit.
Les équipements Teams Room ne sont pas maintenus par Microsoft, donc mise à jour, support à gérer par l’utilisateur ou le service informatique. En effet les solutions Teams Room sont basées le plus souvent sur un NUC (Mini PC avec logiciel Windows 10) et comme vous le savez, un PC mérite une certaine attention et des petits redémarrages.
POINT IMPORTANT : Pour inviter des participants extérieurs à votre entreprise, il faut ouvrir votre fédération Office 365 et que votre interlocuteur ait un compte Teams.
Cela soulève 2 problèmes majeurs :
L’ouverture de votre fédération M365 permet à des entreprises extérieures d'apparaître dans vos fils de discussion Teams.
Si vous disposez de ressources formées et compétentes sur les subtilités de Teams, maîtrisant et contrôlant cet environnement, pas de soucis.
Si ce n'est pas le cas, méfiez-vous, une maladresse ou la malveillance d'un utilisateur peut permettre en 1 clic à une personne extérieure de joindre des conversations privées et internes à votre organisation, ou pire avoir accès à des bibliothèques de documents de type SharePoint si cette partie n'est pas correctement paramétrée.
Tout participant doit absolument être équipé d’un compte Teams, ceci rend impossible la connexion avec des clients équipés d’un système de visioconférence tiers (Cisco, Polycom, Lifesize …). Obliger un interlocuteur à télécharger une application, ou à minima créer un compte pour pouvoir vous joindre n’est pas forcément ‘user friendly’ et peut freiner la pleine adoption de la visioconférence. Par exemple, un invité n’aura pas la fonctionnalité de partage de documents.
Conclusion Teams : si vous êtes déjà équipés d’Office 365, que la visioconférence se limite principalement à une utilisation en interne et plus rarement vers l’extérieur, Teams est taillé pour vous.
En revanche, si vous avez pour objectif de mettre la visioconférence au cœur de votre stratégie de communication, et que nombre de vos clients sont équipés de salle de visioconférence vous pouvez vous retrouver limité.

SI VOUS SOUHAITEZ QUE VOS COLLABORATEURS ET CLIENTS ADOPTENT LA VISIOCONFERENCE : IL EST ESSENTIEL DE LEUR SIMPLIFIER LA VIE !

ZOOM : l'autre géant

Acteur majeur de la visioconférence web, il réunissait déjà de nombreux utilisateurs avant la phase de confinement, grâce à la qualité de son interface, son côté hyper intuitif et à la gratuité des 40 premières minutes de réunion.
Les nombreux problèmes de sécurités remontés par les médias ont ramenés une partie des utilisateurs à plus de prudence et ont une nouvelle fois permis de vérifier l’adage « si c’est gratuit, tu es le produit  !»
Zoom est pourtant une splendide application, riche en fonctionnalités, qui contrairement à Teams permet de s’ouvrir vers des systèmes de visioconférences d’autres marques et donc de se connecter avec des systèmes de salles compatible H323.
Attention cependant, c’est une option payante à 469 €HT par système.
Concrètement, si vous avez plusieurs réunions en même temps qui nécessite une connexion avec plusieurs salles de visioconférence extérieures, il vous faudra souscrire autant d’options que de salles… c’est souvent difficile à anticiper …
Il en va de même en interne si vous devez équiper une ou plusieurs salles de visioconférence, il faudra souscrire un abonnement à 469 €HT par salle hors matériel.
Zoom offre beaucoup plus de possibilité que Teams, mais son intégration dans une véritable stratégie d’entreprise induit des coûts qui ont tendance à s’envoler… Le modèle gratuit n’est plus qu’un lointain souvenir comme le démontre la simulation en fin d’article.
Nous noterons par ailleurs quelques limitations :
Avec Zoom impossible de s’appeler de compte à compte. Je suis utilisateur Zoom, vous aussi, je ne peux simplement vous appeler comme un simple appel téléphonique : il va falloir créer une réunion et vous y inviter.
Pas de possibilité de créer une salle de réunion permanente …
Concrètement une entreprise travaille sur un projet de 3 mois, pour lequel se réuniront régulièrement consultants et clients pour échanger et partager des documents, inviter des intervenants extérieurs. Cette option de salle virtuelle qui perdurera le temps du projet est absente de Zoom.
Et une interrogation : quid du respect de la sécurité réseau, de la confidentialité des données lorsque Zoom est mis en œuvre dans un réseau d’entreprise ?
Conclusion Zoom : si vos utilisateurs ont déjà bien adopté Zoom et si leur utilisation est majoritairement orientée webinaires, alors Zoom est probablement la meilleure offre sur le marché.
Si dans les semaines ou années à venir, vous devez déployer Zoom pour couvrir d’autres besoins, multiplier les salles de réunions équipées en interne, alors consultez votre DSI et prenez le temps de réellement chiffrer l’ensemble des coûts liées à l’utilisation de la visioconférence pour tous les aspects de votre activité.

Lifesize : parce qu’il faut toujours garder le meilleur pour la fin !

C’est un spécialiste du domaine de la visioconférence depuis 17 ans, constructeur de matériel de salles réputées pour leur qualité et leur fiabilité, et précurseur de la visioconférence Cloud. On peut le qualifier d’opérateur vidéo (UCAAS) même si le terme n’existe pas encore, il est logique qu’il réunisse aujourd’hui le meilleur des 2 mondes.
L´offre est conforme à la RGPD (GDPR), avec des data centers localisés en Europe.
Certifications obtenues : Iso 9001 /27001 /27017 /27018 /CSA /SOC et HIPAA pour les informations de santé.
Dans une stratégie d’intégration à long terme de la visioconférence en entreprise, Lifesize va réunir toutes les fonctionnalités qu’une PME est en droit d’attendre tout en maîtrisant la partie logicielle comme matérielle.
Il en résulte une expérience simple et intuitive pour l’utilisateur, et une adoption rapide des bons usages.
Pour le DSI, la maintenance et l’intégration à son environnement est optimisé puisque le matériel fourni est maintenu et garanti sur site par le fabriquant. Une console de monitoring est intégrée sur la plateforme pour gérer dans une seule interface, utilisateurs, équipements de visioconférence et salles de réunion virtuelle, offrant un avantage évident en termes de sécurité et de maîtrise des coûts.
Certes, les comptes gratuits ne sont pas inclus comme sur d’autres plateformes, mais la priorité donnée aux entreprises plutôt qu´à des utilisateurs grand public a donné à Lifesize une notoriété incontestée sur la qualité de ses visioconférences. Ils n’ont rencontré aucune panne ou défaillance dans la période de forte tension que nous traversons.
Les moins : les fonctionnalités correspondaient plus aux demandes d´entreprises dans l´ère pré-confinement qu´à celles du grand public. Ces deux derniers mois, de nombreux nouveaux clients ont remonté l’absence de fonctionnalités présentes chez d´autres concurrents et leurs problématiques métiers.
Le nombre de personnes à l’affichage par rapport à Zoom, le Tchat rustique par rapport à Teams, l’absence de floutage de l’arrière-plan ou fond d’écran… L´équipe R&D a travaillé dur pour apporter des mises à jour régulières et répondre au plus grand nombre tout en conservant sa priorités la qualité optimale de l’image et du son.
Les limitations se situerons évidemment sur le prix des équipements de salles, surtout quand on les compare avec les offres grands publics, mais la qualité du service et la tranquillité d´esprit ont un coût.
Ce coût ramené à l’utilisateur et par mois, devient rapidement 2 fois inférieur à celui d’une adoption de Zoom, tout en offrant plus de fonctionnalités.
Mon conseil : prenez le temps de lister vos besoins et comparer. Il est surtout urgent de déterminer les besoin actuels et futurs de votre entreprise, analyser les changements des comportements et des échanges depuis le confinement, comparer les prix et les offres à disposition. Et surtout ne pas négliger 2 points essentiels :
• Penser à l’intégration dans votre infrastructure et inclure ces nouveaux équipements à votre politique de sécurité réseau (SSO, MFA, chiffrement).
• Former les utilisateurs à l’utilisation de ces nouveaux outils. Cela concerne aussi bien la maîtrise de l’outil et de ses options, la façon de se comporter lors d’une réunion en visioconférence et les règles basiques de sécurité à appliquer.
S’il reste une lectrice ou un lecteur à ce stade, je le remercie vivement pour son intérêt et sa patience, et discuterai volontiers autour d´un verre, dès que ce sera possible !
Dans l’attente, je suis à votre disposition pour échanger sur Linkedin, en parler par téléphone, ou visio…