Check-list : Équiper une huddle room dans les règles de l’art

Les huddle rooms, ces petits espaces informels, sont devenues incontournables pour des réunions à la dernière minute ou bien des brainstormings efficaces. Envie de savoir comment les équiper pour maximiser la collaboration et la productivité de votre équipe ? Lisez notre article pour tout découvrir : conseils, équipements et bien plus encore !
Équipements de visioconférence pour votre huddle room
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Equiper une ou plusieurs salles de réunion de systèmes de visioconférence est devenu aujourd’hui indispensable. Quand on évoque les salles de réunion, la plupart d’entre nous va d’abord penser à un espace pouvant accueillir plusieurs participants, mais pas forcément à un tout petit espace dédié pour s’isoler individuellement ou avec 2 ou 3 collaborateurs maximum. Nous parlons alors de huddle rooms, des espaces informels conçus pour des réunions rapides et des sessions de brainstorming spontanées. Les huddle rooms offrent un environnement propice à la créativité, à l'échange d'idées et à la prise de décisions rapides, tout en favorisant un sentiment de proximité et de collaboration au sein des équipes. De plus ces huddle room, intégrées au sein des open-space, permettent de s’isoler du bruit ambiant et de traiter de sujets qui exigent concentration et discrétion.

Cependant, équiper efficacement ces huddle rooms avec les outils de communication appropriés peut être un défi. Les solutions traditionnelles de visioconférence peuvent être trop complexes ou coûteuses pour ces espaces de petite taille, tandis que les plateformes de collaboration habituelles peuvent ne pas offrir les fonctionnalités spécifiques nécessaires pour des réunions fluides et efficaces.

Quels sont les principaux besoins d'une huddle room ?

Une huddle room, ou salle de réunion informelle, est donc un petit espace de collaboration conçu pour des réunions rapides et efficaces, souvent pour des groupes de 2 ou 3 personnes. Contrairement aux grandes salles de conférence traditionnelles, les huddle rooms sont généralement équipées de manière à favoriser des sessions de travail interactives et productives dans un environnement plus intime et décontracté.

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Les principaux besoins des huddle rooms comprennent :

  • Technologie intégrée : Ces salles sont souvent équipées de technologies modernes, comme des écrans de partage, des systèmes de vidéoconférence de haute qualité, et des connexions sans fil pour faciliter la collaboration à distance. Elles sont compatibles avec diverses plateformes de communication comme Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet. 
  • Mobilier modulable : Le mobilier dans une huddle room est généralement léger et modulable, permettant aux utilisateurs de réarranger facilement la salle pour différents types de réunions ou d'activités de groupe. 
  • Acoustique et isolation : Malgré leur petite taille, ces salles sont conçues avec une attention particulière portée à l'acoustique pour minimiser les distractions externes et garantir la confidentialité des discussions. 
  • Éclairage et ambiance : L'éclairage est souvent adaptable pour créer une atmosphère propice à la concentration ou à la créativité. L'ambiance est conçue pour être accueillante et moins formelle que celle des grandes salles de conférence. 
  • Accessibilité et efficacité : Les huddle rooms sont conçues pour être facilement accessibles et disponibles pour des réservations spontanées, favorisant ainsi une utilisation efficace du temps et des ressources. 

Elles sont particulièrement populaires dans les environnements de travail modernes qui valorisent la flexibilité, la collaboration rapide et l'efficacité. En intégrant des technologies avancées et un design réfléchi, les huddle rooms deviennent des espaces essentiels pour le brainstorming, les réunions d'équipe improvisées, et les sessions de travail collaboratif. 

En comprenant ces besoins spécifiques des huddle rooms, les PME peuvent choisir des solutions de visioconférence qui sont spécialement conçues pour répondre à ces exigences et améliorer l'efficacité des réunions dans ces espaces informels de travail collaboratif. 

Quels sont les 5 avantages des huddle rooms ou petites salles de réunion ?

Des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, ainsi que des espaces de coworking et des universités, ont commencé à construire ces petites salles flexibles pour permettre aux petites équipes de travailler ensemble plus efficacement. Les salles de réunion sont généralement peu coûteuses et nécessitent peu d’espace physique, et beaucoup les considèrent comme les plus productives au monde. Voici les cinq principaux avantages de la mise en œuvre des huddle rooms :

1. Aucune réservation requise

De nombreuses organisations choisissent de déployer des salles sans système de réservation. Ainsi, les équipes peuvent disposer d'un lieu de rencontre pour une séance de travail impromptue sans avoir à interrompre leur activité pour créer une réunion programmée.

2. Transformer les petites salles sous-utilisées en espaces efficaces

La plupart des petits espaces de réunion sont sous-utilisés et ne disposent pas de la technologie nécessaire pour les réunions.

Pour remédier à cette sous-utilisation, les fournisseurs de vidéoconférence ont commencé à développer des systèmes de vidéoconférence optimisés pour les petites salles de réunion, permettant d'équiper facilement toutes les salles de réunion pour la vidéoconférence.

3. Conserver les grandes salles de conférence pour les grandes réunions

Selon une étude récente de la société d'analyse Frost, 75 % des réunions dans les grandes salles de conférence se déroulent entre trois ou seulement quatre personnes, mais laisser des sièges vides est un gaspillage. Les salles de réunion ont la taille parfaite pour la synchronisation des petites équipes de collaborateurs.

4. Idéal pour les membres d'équipes en travail à distance

Les salles de réunion permettent aux équipes et aux employés distants de se rencontrer face à face pour toute réunion ou discussion rapide tout au long de la journée. Alors que les salles de conférence traditionnelles sont idéales pour les vidéoconférences avec de grands groupes afin de capturer tout ce qui se passe dans la salle, les salles de réunion ont la taille idéale pour offrir à chacun une présence égale lors des visioconférences. Le rythme régulier des appels vidéo dans les salles de discussion de groupe peut aider les équipes distantes à se sentir moins isolées.

5. Une mise en place peu coûteuse

Les espaces de travail plus petits ont un budget plus restreint et nécessitent moins de complexité, donc la technologie de la pièce doit être rentable et facile à utiliser. Des solutions USB pour salles de réunion et des systèmes de salles de réunion spécialement conçus peuvent être installés à un coût inférieur à celui d'un ordinateur portable. Avec un cycle de vie géré sur le long terme de six à huit ans, vous obtiendrez un excellent ROI (Retour Sur Investissement) pour les années à venir. Vous pouvez aussi installez une barre de visioconférence sur un écran, avec une tablette de contrôle tactile comme la Yealink MTouch Plus ou MTouch II. Cela permet de lancer rapidement vos réunions en visioconférence sans besoin d'ordinateur portable dans votre huddle room.

Yealink A10 - Huddle Rroom - Device
Se connecter avec votre ordinateur en USB
Yealink A10 - Huddle Rroom - Native
Se connecter à une réunion depuis la tablette Yealink MTouch Plus

Comment choisir le matériel de visioconférence pour votre huddle room ?

Que votre entreprise soit en train de débuter l'aménagement de salles de réunion pour petites équipes ou que vous cherchiez à moderniser vos anciennes salles avec une technologie de collaboration de pointe, vous devez absolument inclure ces cinq éléments essentiels dans votre conception :

1. Le mobilier

Adaptez les styles de vos salles de réunion à la culture de votre entreprise. Oui, des styles au pluriel, car beaucoup choisissent un look distinct pour chaque espace. Avec une huddle room, vous avez la liberté d'oser des choix audacieux sans avoir à rénover tout le bureau. Imaginez une pièce équipée de quatre ou cinq sièges confortables et de surfaces de travail robustes. Si la décoration intérieure et la conception de salles ne sont pas vos points forts, n'hésitez pas à faire appel à une agence ou à consulter votre moteur de recherche préféré pour trouver l'inspiration. Voici quelques mots-clés pour vous lancer : bureau moderne, grande salle de réunion, et bureau créatif.

2. L'écran

Votre petite salle de réunion est maintenant bien décorée avec un sol en béton ciré, une porte insonorisée, de jolies étagères pour exposer les goodies de votre marque, une belle table en résine epoxy et des chaises de style scandinave — mais ce n'est qu'un début. Il est maintenant temps d'intégrer la technologie nécessaire pour transformer votre petite salle de réunion ou huddle room en un véritable espace de collaboration. Que vous élaboriez des stratégies marketing pour les dix prochaines années, prépariez le pitch de votre prochaine vidéo de lancement de produit, ou analysiez des données dans un rapport de vente, disposer d'un écran pour afficher et partager vos contenus est essentiel.

Yealink MeetingBoard 65

Le Yealink Meeting Board 65 est un écran tactile de collaboration vidéo certifié Microsoft Teams avec caméra fixe 4K, 16 microphones à faisceaux, six haut-parleurs, Suivi intelligent AI.

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3. Un tableau blanc

Ne sous-estimez pas l'importance d'avoir un espace pour noter vos idées dans votre salle de réunion. Que vous optiez pour un tableau blanc traditionnel, un tableau blanc interactif, ou un panneau de verre, ces outils permettent d'annoter des idées, de visualiser les priorités et de modifier facilement les concepts lors de séances de brainstorming. Utiliser un dispositif comme le MeetingBoard de Yealink facilite la sauvegarde et le partage de vos notes sans avoir à les photographier.

4. L'ambiance

  • Acoustique : Avec la tendance des bureaux ouverts, il est crucial de créer des espaces de collaboration sans bruit ni distractions. Le traitement acoustique empêche les fuites sonores et une installation de microphones professionnels améliore la qualité audio des réunions en réduisant le bruit ambiant et en couvrant toute la pièce.
  • Éclairage : L'éclairage naturel favorise la santé et l'engagement des employés. C'est un atout pour les espaces de réunion, mais il est important de contrôler l'éclairage dans les salles avec fenêtres. Une lumière mal placée peut créer un effet de contre-jour ou délavé sur vidéo.

5. La connectivité vidéo

La visioconférence permet aux membres de l'équipe de participer aux réunions, où qu'ils soient. Que votre équipe comprenne des télétravailleurs, des personnes sur un autre campus ou des collègues en déplacement, une solution de visioconférence est un investissement judicieux pour maintenir la collaboration et le lien au sein de votre groupe. Lors de l'équipement de votre salle de réunion avec de la visioconférence, recherchez une solution facile à gérer et à utiliser, répondant à vos exigences en matière de sécurité et de fiabilité, et surtout, qui aide vos équipes à se sentir aussi connectées que possible. Des solutions de visioconférence USB sont idéales pour les huddle rooms grâce à leur flexibilité, tandis qu'un Lifesize Icon 300 offre une solution tout-en-un éprouvée avec partage de contenu 4K full-motion pour une expérience de huddle room inédite.

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Une solution adaptée pour vos huddle rooms

Aujourd’hui, de nombreuses solutions de visioconférence existent sur le marché de la visioconférence. Tous les fabricants tels que Logitech, Neat… ont de nombreuses solutions pour les petites salles et moyennes salles. Mais ces systèmes ne s’adaptent pas pour les huddles rooms.

La solution que nous avons décidée de vous présenter dans cet article est la Yealink MeetingBar A10 Teams Edition.

Yealink MeetingBar A10 Teams Edition

La Yealink MeetingBar A10 Teams Edition est une barre de visioconférence tout-en-un pour les huddle rooms et au bureau à domicile.

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Pourquoi choisir la Yealink MeetingBar A10 Teams Room Edition pour votre huddle room ?

La Yealink MeetingBar A10 Teams Edition est une solution de visioconférence optimisée pour les huddle rooms, offrant une intégration transparente avec Microsoft Teams. Compacte et facile à installer, la Teams Room Yealink MeetingBar A10 Teams Edition comprend une caméra haute définition, un microphone haute qualité et un haut-parleur intégré, offrant une expérience audiovisuelle immersive pour les réunions dans les espaces de petite taille comme une huddle room.

La Yealink MeetingBar A10 Teams Edition a un design élégant et discret qui permet de s'intégrer parfaitement à n'importe quel environnement de travail. Son interface utilisateur est très intuitive ce qui permet aux utilisateurs de démarrer rapidement des réunions et d'accéder aux fonctionnalités essentielles de Microsoft Teams. 

Avec des fonctionnalités telles que le suivi automatique de la voix et la suppression du bruit, la Yealink MeetingBar A10 Teams Room Edition garantit des réunions claires et fluides, favorisant ainsi la collaboration et la productivité des équipes, que ce soit en personne ou à distance.

Les caractéristiques d’une Yealink MeetingBar A10 Teams Edition pour votre huddle room

  • Barre de visioconférence tout-en-un, qui permet d’avoir une pièce toujours rangée. En effet, les huddles rooms sont des petits espaces de travail, et moins il y a d’éléments dans la pièce, plus il est facile de la laisser ranger. Avec la Yealink MeetingBar A10 Teams Edition, pas de câble qui traine juste une barre de visioconférence de petite taille fixée au mur.
  • Une visibilité de tous les participants. Avec son angle de vue de 120°, la Yealink MeetingBar A10 Teams Edition est capable de voir les collaborateurs, même ceux qui seraient assis au plus proche de l’écran.
  • Avec ses huit micros intégrés, vous êtes sûr que tous les collaborateurs seront entendus. Donc pas besoin de rajouter de micro supplémentaire, car c’est un système de visioconférence qui a été réfléchi pour correspondre à 100 % aux huddles rooms.
  • Pour le partage de document, cela se fait grâce au WPP30 de Yealink. C’est un dongle de présentation sans fil qui encore une fois évite les câbles visibles dans la salle.
  • Ce dongle permet également de faire du BYOD, c’est-à-dire de rendre compatible la Yealink MeetingBar A10 Teams Edition avec tous les logiciels de visioconférence : Zoom, Google Meet…

Yealink WPP30 – Pod de présentation sans fil 4K

Le Pod de présentation sans fil Yealink WPP30 est un nouveau dispositif de diffusion qui prend en charge la fonction BYOD.

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Comment partager du contenu dans votre huddle room ?

Le partage de contenu est un élément clé de toute salle de formation, et le Yealink MeetingBoard offre une multitude de fonctionnalités pour faciliter cette tâche grâce au WPP30. Voici comment cette fonctionnalité est mise en œuvre :

Diversité des supports

Le MeetingBoard permet de partager divers types de contenus, y compris des présentations PowerPoint, des documents Word ou PDF, des vidéos, des images et même des tableaux blancs virtuels. Cette diversité garantit que les formateurs, qui sont souvent externes à la structure, disposent de tous les outils nécessaires pour présenter efficacement leur matériel pédagogique.

Partage sans fil

Une caractéristique particulièrement pratique du MeetingBoard est sa connectivité sans fil. Les participants peuvent partager du contenu à partir de leurs appareils personnels, tels que des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones, sans avoir besoin de câbles supplémentaires. Cela facilite la collaboration et permet une intégration transparente de diverses sources de contenu.

Le fait de réduire le nombre de câbles passant dans la salle réduit également le risque de chutes liées à des câbles au sol. Cela permet d’avoir une meilleure sécurité dans les allées et venues au cours de la formation.

Interaction avec les applications de collaboration

Le MeetingBoard est compatible avec une gamme d'applications de collaboration populaires telles que Microsoft TeamsZoom, Skype Entreprise, etc. Cela signifie que les formateurs peuvent facilement intégrer le MeetingBoard dans leurs environnements de travail existants et partager du contenu à partir de ces plates-formes avec peu d'effort.

En somme, le partage de contenu est une fonctionnalité essentielle pour toute salle de formation, et le MeetingBoard de Yealink offre une plateforme polyvalente et intuitive pour faciliter cette tâche. En permettant aux formateurs de partager divers types de contenus de manière interactive et collaborative, cet outil contribue à rendre les sessions de formation plus dynamiques, engageantes et efficaces.

En résumé, la Yealink MeetingBar A10 Teams Edition est une solution de visioconférence complète et optimisée pour les huddle rooms. Elle offre une intégration transparente avec Microsoft Teams, une installation facile, une expérience audiovisuelle immersive, des fonctionnalités de collaboration avancées, et une sécurité et fiabilité de haut niveau. La Yealink MeetingBar A10 Teams Edition est conçue pour répondre aux besoins spécifiques des équipes travaillant dans des espaces de petite taille, améliorant ainsi la productivité, la collaboration et l'efficacité des réunions dans ces environnements de travail informels.

Alors, qu'est-ce que vous attendez pour nous appeler et tester cette Yealink MeetingBar A10 Teams Edition ? On vous attend au : 09 78 49 92 38 !

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