La visioconférence est devenue un outil essentiel pour maintenir le bon fonctionnement des conseils d'administration, en particulier dans le contexte de la crise sanitaire. Pour organiser un conseil d'administration en visioconférence dans les règles de l'art, voici une check-list des étapes importantes à suivre.
Pourquoi organiser un conseil d'administration dans une salle de visioconférence professionnelle ?
À l'ère de la digitalisation omniprésente et des entreprises ayant des emplacements multiples, les réunions de gestion ou de conseil d'administration peuvent représenter une véritable contrainte pour les participants. Les déplacements à travers toute la France et les séjours fréquents dans les hôtels de la ville où se tient la réunion nécessitent une préparation considérable de la part de vos équipes.
Grâce à la visioconférence, vous avez désormais la possibilité de tenir un conseil d'administration ou de surveillance tout en respectant scrupuleusement les exigences légales qui s'y rattachent. Dans ce guide, nous vous présenterons en détail les étapes pour garantir le succès de vos réunions de direction organisées par le biais de la visioconférence. Cependant, avant d'explorer les tenants et aboutissants de cette méthode, commençons par définir ce qu'est concrètement un conseil d'administration.
La convocation des administrateurs au conseil d'administration visioconférence
Périodicité de la convocation
- Les statuts de la société déterminent la fréquence des réunions du conseil.
- En cas de non-réunion depuis plus de deux mois, un tiers des administrateurs ou le directeur général peut demander la convocation.
- Le président est tenu de répondre à ces demandes.
Forme de la convocation
- Les convocations peuvent être envoyées par lettre, tout écrit, ou courrier électronique.
- Les convocations électroniques doivent être acceptées préalablement par les actionnaires.
Contenu de la convocation
- Même si la loi ne l'exige pas, il est préférable d'envoyer un ordre du jour aux administrateurs.
- L'ordre du jour doit être adressé en amont pour que les administrateurs soient informés des sujets abordés.
La tenue de la réunion du conseil d'administration en visioconférence
Lieu de la réunion
- La réunion peut avoir lieu au siège social de la société ou dans un autre lieu.
- La visioconférence est une option permettant aux administrateurs éloignés de participer.
Recours à la visioconférence
- La loi permet la tenue des réunions du conseil d'administration par visioconférence.
- Les statuts ne doivent pas l'interdire formellement pour les sujets à l'ordre du jour.
Modalités de participation
- Un règlement intérieur doit organiser la participation à distance.
- Il doit préciser les procédures d'émargement, la gestion des procurations, et anticiper les problèmes techniques.
Exceptions au recours à la visioconférence
Les réunions sur les comptes annuels ou consolidés doivent se tenir en personne.
Le vote des administrateurs
Quorum et majorité
- Le quorum est atteint lorsque la moitié des membres sont présents ou représentés.
- Les décisions sont prises à la majorité, sauf si les statuts prévoient une majorité plus forte.
Recours au vote électronique
Contrairement aux assemblées générales, la loi ne prévoit pas expressément le vote électronique pour les conseils d'administration.
Modalités de participation
- Un règlement intérieur doit organiser la participation à distance.
- Il doit préciser les procédures d'émargement, la gestion des procurations, et anticiper les problèmes techniques.
Exceptions au recours à la visioconférence
Les réunions sur les comptes annuels ou consolidés doivent se tenir en personne.
Pour organiser un conseil d'administration en visioconférence dans les règles de l'art, assurez-vous de respecter la périodicité de convocation, de choisir un moyen de convocation adapté, d'envoyer un ordre du jour préalablement, de prévoir des modalités claires de participation à distance, de tenir compte des exceptions légales et statutaires, et de respecter les règles de quorum et de majorité. La visioconférence est un outil puissant pour garantir la continuité des opérations du conseil d'administration, mais son utilisation doit être encadrée par une planification minutieuse pour assurer une prise de décision efficace et conforme à la loi.
Quel équipement est nécessaire pour votre conseil d'administration en visioconférence ?
Lorsque l'on envisage d'organiser des conseils d'administration par visioconférence, il est essentiel de s'assurer que l'équipement nécessaire soit à disposition. Voici un aperçu des technologies couramment utilisées en visioconférence :
- Écrans : Les participants peuvent utiliser divers types d'écrans, tels que des ordinateurs portables, des moniteurs de bureau ou même des écrans de télévision pour afficher les vidéos et les discussions de la visioconférence.
- Microphones et caméras : Les microphones et les webcams sont essentiels pour capter la voix des participants et fournir une vidéo de qualité. Ils peuvent être intégrés aux ordinateurs, être des périphériques USB ou des systèmes de téléphonie VoIP dédiés.
- Haut-parleurs : Les haut-parleurs, qu'ils soient intégrés aux appareils ou sous forme de haut-parleurs externes, sont nécessaires pour diffuser le son de la réunion aux participants.
- Connexion Internet : Une connexion Internet fiable est cruciale pour garantir des communications fluides lors des visioconférences. Les options incluent le WiFi ou une connexion Ethernet stable.
- Logiciel de visioconférence : Les outils et applications de visioconférence, telles que Zoom ou Teams, sont nécessaires pour organiser et participer à la réunion.
Quels types de systèmes de visioconférence pour votre conseil d'administration ?
Il existe trois types de systèmes de visioconférence parmi lesquels vous pouvez choisir en fonction de vos besoins :
- Plateforme de visioconférence traditionnelle : Idéale pour les grandes salles et les installations spécifiques, cette option combine à la fois le matériel (caméra équipée de microphones, écran de contrôle, logiciel intégré) pour offrir une expérience de visioconférence complète.
- Solution propriétaire : Les solutions de visioconférence éditées par des plateformes comme Teams et Zoom sont des exemples de solutions propriétaires. Elles offrent une intégration complète et une simplicité d'utilisation. Il est possible d'ajouter un connecteur H.323/SIP pour une interopérabilité avec d'autres systèmes. La solution parfaite pour vos conseils d'administration ! Chez Yealink, le kit de réunion MVC 940 dédié aux grandes salles assure une excellente expérience vidéo.
- Équipement USB : Très modulable, ce système permet d'équiper les salles de visioconférence avec des équipements de différentes marques. Les utilisateurs finaux peuvent se connecter facilement avec leurs propres ordinateurs. C'est une option économique, notamment pour les petites salles.
Il est également crucial de disposer d'une bande passante adéquate pour la visioconférence professionnelle. Le volume de bande passante requis dépend de la résolution et de la fréquence d'images spécifiées. La qualité de la visioconférence dépendra de ces paramètres, il est donc important de les prendre en compte.
Plus d'informations : voir notre contenu sur la marque Teams & sur la marque Zoom
3 éléments à prendre en compte pour réussir votre conseil d'administration par visioconférence
En ce qui concerne les éléments de visioconférence spécifiques, voici quelques recommandations :
- Écran de visioconférence : Optez de préférence pour des moniteurs professionnels sans redevance TV. Ils offrent une qualité d'affichage dynamique, et vous pouvez choisir le nombre et la taille des écrans en fonction de la taille de votre salle de réunion.
- Microphone et audio : Assurez-vous de la qualité audio en choisissant des microphones de table, des boules et dalles de microphone de plafond, ou en utilisant le microphone intégré à votre solution de visioconférence. Le système audio est également crucial, évitez d'utiliser le son sortant directement des écrans, préférez des solutions avec une sortie audio intégrée.
- Caméra : Optez pour des caméras avec un grand angle de vue pour rendre les visioconférences plus vivantes. Pour les grandes salles, une caméra avec zoom optique et grande profondeur de champ garantira une qualité d'image élevée même pour les participants éloignés.
En somme, avec l'équipement adéquat et une bande passante suffisante, la visioconférence devient une option efficace pour organiser des conseils d'administration, offrant ainsi une flexibilité et une accessibilité accrues aux participants, quel que soit leur emplacement géographique.
