Check-list : Équiper une salle de visioconférence dans les règles de l’art

Organiser une réunion professionnelle à distance sans interférence peut paraître simple sur le papier, mais dans les faits, c'est autre chose… Que vous soyez 10 ou 100 participants, il est primordial de suivre les différentes étapes énumérées dans cet article et éviter ainsi tout problème technique. Nombre de participants, taille de la salle, type de système de visioconférence… nous vous donnons quelques conseils pour bien préparer votre salle de visioconférence.

La visioconférence est une réunion à laquelle participent deux ou plusieurs personnes qui se trouvent dans des lieux différents. Ils utilisent une connexion informatique, audio et vidéo pour se connecter. La vidéoconférence peut être utilisée pour des réunions d'équipe, des webinaires, des démonstrations de produits ou bien des entretiens d'embauche.
L'objectif principal de la visioconférence est d'aider les gens à se connecter, où qu'ils se trouvent. Pour une visioconférence réussie, vous avez besoin de quelques outils.

Voici quelques-unes des technologies de visioconférence les plus couramment utilisées :

Trois systèmes de visioconférence s’offrent à vous :

Répondant à des besoins similaires, leur intégration est nettement différente et leur prix aussi. Les deux premiers systèmes cités sont plus standardisés qu'un système de visioconférence USB professionnel

Choisir une plateforme de visioconférence traditionnelle ou un Codec de visioconférence (Polycom) est la solution idéale pour les installations spécifiques et les moyens et grands locaux. Chez Apo’g, nous sommes fiers d'être partenaire Gold de la solution Lifesize. Cette dernière propose de combiner le logiciel et le hardware en mettant à disposition la caméra équipée de microphones, d'un écran de contrôle et d’un logiciel intégré.

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La solution propriétaire est un système préconfiguré et de base, fermé. Les solutions de visioconférence éditées par Teams et Zoom sont de très bons exemples de solution propriétaire. Ce sont des plateformes totalement intégrées et simple d’utilisation. Vous pouvez intégrer un connecteur de salle H.323/SIP pour que votre système soit interopérable avec d’autres solutions de visioconférence.

Plus d'informations : voir notre contenu sur la marque Teams & sur la marque Zoom

Le système d’équipement USB est quant à lui très modulable. Pour faire simple, vous pourrez équiper vos futures salles d’équipements de visioconférence (écrans, microphone, logiciel) de marques différentes. L’utilisateur final pourra se connecter avec son ordinateur très simplement. Chez Yealink, la barre de visioconférence USB tout-en-un UVC40 dédiée à vos petites salles et huddle rooms vous assure une excellente expérience vidéo et audio à moindre coût et matériel.

Il est nécessaire de fournir une bande passante suffisante pour répondre aux besoins en matière de vidéoconférence. Deux paramètres agissent sur les besoins en bande passante : le volume de bande passante par visioconférence et le nombre de visioconférences simultanées sur chaque liaison réseau.

Ce tableau ci-dessous vous donne quelques exemples typiques de bande passante nécessaire pour une visioconférence en tenant compte de la résolution et de la fréquence d'images spécifiées. La fréquence d'images détermine la capacité de la vidéoconférence à gérer les mouvements, tandis que la résolution détermine le nombre de pixels de l'image à l'écran - et, par conséquent, la quantité de détails que les participants verront dans cette image. Ces besoins en bande passante de visioconférence sont par écran, donc les systèmes avec deux ou trois écrans peuvent nécessiter une largeur de bande supplémentaire.

Deux choix s'offrent à vous. En tant que société, vous pouvez simplement équiper votre salle de visioconférence avec des téléviseurs. Cependant, vous devrez vous acquitter de la fameuse redevance TV.

La solution idéale consiste à s'équiper de moniteurs professionnels. Sans redevance, ces écrans sous garantie sont dotés d'un système d'affichage dynamique. Vous n'avez plus qu'à choisir le nombre (simple ou double) et la taille d'écran (généralement de 50 à 75 pouces), selon que votre espace de réunion est petit ou grand.

Pour garantir de bons échanges avec les participants durant votre visioconférence, il vous faudra vous assurer de la bonne prise de son de chaque point de communication. Les éléments essentiels à prendre compte pour bien contrôler la qualité sonore sont le nombre estimé de participants et la forme de votre table qui jouera sur l'espacement, entre chaque participant.
Ces dispositifs assureront la bonne prise de son lors de vos visioconférences :

Le système Audio est aussi un facteur clé dans votre projet de visioconférence. Éviter d'utiliser le son sortant directement des écrans, ce dernier est souvent saturé. Privilégiez les solutions de visioconférence avec leur sortie audio intégrée. Vous pouvez aussi installer un système de son spécifique pour les grandes salles. Vous pourrez le contrôler depuis une régie branchée sur votre plateforme de visioconférence traditionnelle.

Le critère principal pour la caméra est l'angle de vue. Privilégiez des objectifs avec un grand angle pour rendre vos visioconférences en face à face plus vivantes. Pour une réunion organisée dans une grande salle, une caméra munie d'un zoom optique et d'une grande profondeur de champ permettra de voir clairement les participants les plus éloignés, sans perte de qualité.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'intégration d'un système de visioconférence, notre équipe se tient à votre disposition par téléphone au +33 (0)9 78 49 92 38 ou via le formulaire de contact :