Avant de se lancer dans l’implémentation d’une solution de vidéoconférence, il importe d’en évaluer les coûts en vue de définir un budget aussi précis que possible. En effet, plusieurs éléments entrent en ligne de compte dans le calcul du coût d’un système de visioconférence et les différences de prix peuvent être importantes en fonction des besoins de l’entreprise.
Comment évaluer le coût par personne d’un système de visioconférence ?
Le coût d’un système de visioconférence dépend de plusieurs paramètres, comme les fonctionnalités de collaboration proposées, le mobilier ou encore l’agencement de la salle.
1. Le mobilier
Pour garantir une expérience optimale aux utilisateurs, les salles de visioconférence sont équipées de mobilier spécifique.
Habituellement, les v-data-table ou table en V sont privilégiées au détriment des modèles classiques. Il s’agit de tables trapézoïdales conçues spécialement pour les projections vidéo. Cette configuration a été pensée de manière que les participants puissent voir l’écran sans avoir à se contorsionner tout en ayant leurs collègues dans leur champ visuel et être visibles par la caméra.
Ce genre de table est doté de différentes connectiques indispensables aux utilisateurs, telles que les prises électriques, les ports USB ou encore les prises utilisées pour le câblage du réseau Ethernet (RJ45). Bien que ces dernières soient de plus en plus délaissées au profit des connexions sans fil Wifi.
Bien entendu, il faudrait également prévoir des sièges de réunion. Il peut y avoir d’importants écarts de prix en fonction des modèles choisis : type de revêtement (cuir, similicuir, tissu, résille…), mécanisme (basculant, contact permanent, synchrone…).
Enfin, la salle devra comporter un meuble de réunion qui sera utilisé pour ranger les différents appareils, et fera office de desserte pour la pause-café.
2. L'agencement de la salle
La pièce doit être suffisamment éclairée, mais pas trop. Pour cela, l’idéal serait d’installer des ampoules LED à luminosité réglable en applique sur le plafond ou les murs.
En outre, il faut veiller à gérer correctement le câblage qui traîne sur le sol ou les mûrs. Prévoir dans ce cas des cache-câbles pour dissimuler les fils disgracieux et susceptibles de gêner les utilisateurs.
Bien entendu, de tels travaux impliquent un investissement non négligeable qui sera pris en compte dans le calcul du coût du système de visioconférence.
3. Les fonctionnalités de collaboration
Les solutions de visioconférence modernes visent à faciliter le travail collaboratif entre les participants. Ainsi, elles embarquent différentes technologies innovantes, telles que le transfert de fichiers en local ou à distance ou encore le partage d’écrans. Bien sûr, la présence de ces fonctionnalités aura un impact sur le coût du système de visioconférence.
4. L'audio
Dernier élément à prendre en compte : le dispositif audio. Dans le cas d’une petite pièce (moins de 10 participants), il n’y a pas besoin d’investir dans des équipements sophistiqués. Les haut-parleurs de l’écran principal feront parfaitement l’affaire. En revanche, pour une salle plus grande, il faudrait disposer d’une centrale audio, en plus de ces haut-parleurs. En ce qui concerne les micros, pour des raisons, il est préférable de se tourner vers les modèles en col de cygne qui ont l’avantage d’être plus abordables.
Pour résumer, le coût par personne d’un système de visioconférence oscille en moyenne entre 1 600 et 3 300 euros. Ces chiffres comprennent la livraison, le déploiement et la formation des utilisateurs à sa prise en main.
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