La visioconférence est devenue un moyen incontournable de communication et de collaboration dans le monde professionnel. Avec l’essor du télétravail, il a fallu trouver de nouvelles méthodes pour rendre ses réunions d’équipe dynamiques et collaboratives, même en télétravail. Dans ce contexte, comprendre comment mener un brainstorming en visioconférence n'est pas un luxe, mais une nécessité.
Les avantages du brainstorming en visioconférence
- Flexibilité et inclusivité : La visioconférence permet de rassembler des personnes de divers endroits géographiques, ouvrant ainsi la porte à une plus grande diversité de perspectives.
- Économie de ressources : Finis les frais de déplacement et les longues heures passées dans les transports ou les bouchons. Tout ce dont vous avez besoin est d'une connexion Internet fiable.
- Documentation simplifiée : La plupart des plateformes de visioconférence offrent des options pour faciliter la collaboration et les échanges : partage de documents, enregistrement des sessions, interactions facilitées, tableau blanc…
Préparation : Les éléments clés pour un brainstorming réussi en visioconférence
Test de l'équipement de visioconférence
Un échec technique peut ruiner la meilleure des sessions. Éviter de venir deux minutes avant la réunion sans avoir fait de test au préalable.
Il faut tester la connexion à la réunion avec le système choisi. Mais surtout tester la présentation de notre support / document grâce au partage d’écran.
Cela est rassurant pour l'équipe organisatrice, et évite le stress en début de réunion.
Ordre du jour clair
Avant la session, préparez un ordre du jour et partagez-le avec tous les participants. Cela instaure une structure qui aide à maintenir l'efficacité du brainstorming.
Sélection des participants
L'inclusion de personnes de différents départements ou expertises peut enrichir la discussion et produire des idées plus innovantes. Assurez-vous que tous les participants ont les outils et la connectivité nécessaires.
Bonnes pratiques pendant le brainstorming en visioconférence
Gestion des distractions
Minimisez les distractions en demandant à tous de mettre leur téléphone en mode "Ne pas déranger" ou de fermer les onglets et applications non pertinents.
Participation active tout en étant cadré
Vingt personnes qui parlent en même temps, rendent la visioconférence inaudible et non efficace.
Pour éviter cela, demander aux participants de laisser leur micro coupé sauf en cas de prise de parole, cela va permettre de réduire les bruits parasites.
Utilisez un modérateur pour veiller à ce que tout le monde ait l'occasion de s'exprimer. Les bonnes idées peuvent venir de n'importe où.
Si vous êtes vraiment nombreux, le modérateur peut utiliser des options telles que des boutons de demande de paroles (main levée) pour que ce ne soit pas le bazar.
Ambiance créative
Utilisez des techniques comme les "ice-breakers" pour créer un environnement avec lequel les participants se sentent libres de partager leurs idées les plus créatives.
Vous pouvez également utiliser des Paperboards numériques intégrés dans certaines solutions de visioconférence. Cela permet à chaque participant d’exposer ses idées et de les partager facilement.
Les outils indispensables pour booster votre brainstorming en ligne
Systèmes de salles de réunion
Des systèmes comme Microsoft Teams Room - MTR offrent une expérience de visioconférence sans faille, rendant la collaboration plus fluide. Les systèmes de visioconférence intégrés à un logiciel vous permettent d’offrir une expérience "user-friendly" et de réussir vos brainstormings.
Notamment les Microsoft Teams Rooms, qui grâce au logiciel Microsoft Teams offre de nombreuses options pour développer l’aspect collaboratif de vos réunions : le bouton pour demander la prise de parole, le tableau blanc collaboratif, création de petit groupe de travail lors de votre brainstorming…
Pour répondre à cet aspect de collaboration encore plus poussé, Yealink propose maintenant la gamme Meeting Board. C'est une solution Microsoft Teams Room sous forme de tableau blanc avec caméra, micros et hauts parleurs tout intégrés.
Plus d'informations : voir notre contenu sur la marque Teams
Outils de priorisation
Utilisez des outils de sondage ou de vote pour identifier rapidement les idées qui ont le plus de traction et méritent d'être explorées davantage.
Vers un avenir numérique
La technologie a rendu la collaboration plus facile que jamais, mais elle a aussi élevé la barre pour ce que nous attendons des réunions en ligne. Savoir comment réaliser un brainstorming en visio efficace est donc plus que jamais crucial. Avec une bonne préparation, des outils adaptés et des pratiques optimisées, vos sessions de brainstorming en visioconférence peuvent être tout aussi efficaces, sinon plus, que les sessions en personne.
