La visioconférence pour réduire les frais de déplacement
Le premier avantage de cette technologie est certainement une réduction des frais de déplacement. En 2013, le cabinet d’études Wainhouse Research (WR) a mené une enquête auprès de 4 700 personnes à travers le monde pour tenter de comprendre les raisons qui les poussent à adopter un système de visioconférence.
Principal enseignement de cette étude : la décision de recourir à la visioconférence est motivée par le besoin de limiter les déplacements professionnels, et donc de réduire les coûts associés.
Pour estimer le retour-sur-investissement d’un système de visioconférence, les auteurs de cette étude ont pris le cas d’une société X qui exploite trois sites sur lesquels sont répartis les départements techniques et les services marketing. Dans cet exemple, chaque département envoie tous les trois mois deux collaborateurs pour assister à des réunions d’évaluation trimestrielle.
L’entreprise a décidé d’équiper chacun de ces sites d’une solution de visioconférence, pour un coût global de 36 000 euros. En amortissant ce coût sur trois ans et en incluant les frais d’entretien et de réparation (soit 15 % du prix d’achat par an), les auteurs sont parvenus à un coût total de 19 200 euros pour les équipements de visioconférence.
Pour établir une base de comparaison, ils ont ensuite déterminé les économies susceptibles d’être réalisées par l’entreprise en supprimant ces déplacements inutiles. Pour le calcul, ils ont retenu les valeurs suivantes :
- nombre de collaborateurs utilisant la visioconférence au lieu de se déplacer : 8
- nombre de déplacements par an : 8
- coût moyen/déplacement (billet d’avion, hébergement…) : 1 000 euros
Le coût total annuel des déplacements pour les 8 collaborateurs s’élevait donc à 64 000 euros. En supposant que 80 % de ces déplacements aient été remplacés par la visioconférence, l’entreprise a pu réaliser une économie non négligeable de 51 200 euros par an sur les frais de déplacement. Ainsi, l’investissement en systèmes de visioconférence était amorti en seulement 4,5 mois.
Cependant, l’argument financier n’est pas obligatoirement l’unique motivation des dirigeants d’entreprise pour se tourner vers la visioconférence. Il ne faut pas oublier que cette technologie présente également d’autres avantages intangibles, comme l’optimisation de la productivité et de la collaboration entre les sites distants, la réduction des émissions de carbone (on sait en effet que 50 % des émissions de carbone des entreprises sont liés aux déplacements professionnels de leurs employés) ou encore le gain de temps qui peut être consacré à des tâches plus stratégiques.
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Système de visioconférence : découvrez nos solutions expertes
En fonction de vos besoins, nous mettons à votre disposition trois systèmes de visioconférence :
- Lifesize : c’est la solution la plus aboutie. Simple et intuitive, elle regroupe les trois atouts incontournables pour réussir un projet d’intégration de visioconférence en entreprise. Depuis son poste de travail, un composant interfacé avec Outlook offre la possibilité d’envoyer des invitations pré-rédigées de réserver une salle physique ou virtuelle ou encore d’inscrire son rendez-vous dans l’agenda. Lifesize permet de rejoindre des séances de visioconférence à partir de n’importe quel type de terminal (PC, Mac, tablette, smartphone).
- Microsoft Teams : cette application collaborative qui facilite les échanges entre les entreprises et leurs clients ou leurs partenaires a séduit de nombreux professionnels et devrait rencontrer un succès encore plus important dans les années à venir. Teams intègre la vidéo et représente aujourd’hui le premier vecteur d’adoption de la visioconférence dans tous les secteurs.
- Zoom Rooms : c’est une solution basée sur le cloud. Elle permet de diviser les coûts par trois tout en embarquant de nombreuses fonctionnalités comme la collaboration, le chat ou encore les webinaires sur des terminaux mobiles ou des ordinateurs de bureau.
