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Lancer une visioconférence

Les systèmes de visioconférence USB professionnels

Ou comment s’équiper en visioconférence sans jeter son argent par les fenêtres ?

Nous souhaitons tous intégrer la visioconférence à nos habitudes de travail

Le confinement et notre isolement de ces derniers mois ont changé profondément nos habitudes de communication, qu’elles soient professionnelles ou personnelles.

Nous utilisons tous aujourd’hui des applis de visioconférence comme Zoom, Teams, LifeSize, Hangouts, GoToMeeting ou Webex au quotidien, que ce soit pour rester en contact avec notre famille et amis, comme pour nos réunions professionnelles, rendez-vous clients, conférences ou formations en ligne.

Les différents systèmes de visioconférence, qui n’étaient pas du tout démocratisés dans le monde du travail, ont en 3 mois conquis la planète quel que soit le secteur d’activité.

La visioconférence, et son corollaire le télétravail, ont changé durablement notre rapport à la présence physique au bureau. Une étude récemment publiée aux Etats-Unis estime que 75 % des télétravailleurs de l’ère Coronavirus désirent travailler à distance pour le reste de leur carrière, et que la plupart d’entre eux sont prêts à changer d’emploi pour continuer à travailler à distance.
Il reste difficile d’imaginer exercer exclusivement une activité en télétravail, le contact humain restant essentiel à l’établissement d’une relation de confiance dans la durée, mais l’intégration sur le long terme de la visioconférence dans les entreprises semble inéluctable.

Rien à ce jour, ne garantit que de nouvelles phases de confinement ne reviennent pas perturber nos activités professionnelles. Il est donc essentiel d’intégrer la visioconférence à notre environnement pour garantir la continuité de nos activités.

Chez les employeurs, le bilan est plus contrasté.

Les entreprises technologiques américaines comme Google, Facebook, Microsoft, Amazon, ou Twitter, encouragent leurs employés à travailler à domicile, et certaines n’intègrent même plus l’achat ou la location de nouveaux bureaux dans leur plan de croissance.
Pour les PME, a fortiori extérieures au secteur IT, la réalité est toute autre : la visioconférence n’était pas un sujet majeur de leur plan 2020, et la vaste majorité d’entre-elles est peu informée sur les tenants et aboutissants d’un équipement de visioconférence.
Conscientes de la tendance au sein de leurs employés, comme des gains de productivité et financiers d’un système de visioconférence performant, elles désirent s’équiper rapidement sans être forcément conscientes des besoins réels et des contraintes du système : quel éditeur choisir, quelles sont ses limites, celles de la salle et son équipements dans laquelle on va l’installer (notamment les contraintes de câblage, d’acoustiques, de luminosité, contrejour, etc.) ?
Il  n’est pas donc pas forcément urgent de s’équiper immédiatement à tout prix, mais de prendre le temps de lister ses besoins, de réfléchir et d’établir un véritable cahier des charges avant de décider de son investissement.

Comment investir dans la visioconférence quand on est une PME avec un budget IT limité et des besoins incertains?

Les solutions existantes sont très performantes mais elles ont un coût, que ce soit par l’équipement nécessaire ou le biais des licences, des limitations par leur connectivité avec d’autres systèmes, et l’incertitude du mode l’utilisation de la visioconférence à long terme.
Notre expérience post confinement chez Apog’ est que de nombreuses PME ; poussées par leurs utilisateurs désirent équiper leur(s) salle(s) en Zoom Room ou Teams Room, ou autres systèmes.
Le choix se porte généralement sur les outils utilisés pendant la phase de confinement par certains collaborateurs … qui ne sont pas forcément les mêmes pour tous au sein de l’entreprise.

Mieux, il n’est pas rare de voir un même collaborateur utiliser plusieurs éditeurs de visioconférence, s’adaptant ainsi aux systèmes utilisés en face par ses propres clients ou prospects.

Ce choix, guidé par une utilisation individuelle, à partir d’un ordinateur portable ou fixe, ne correspond pas forcément aux besoins étendus à la taille de l’entreprise, à la liste exhaustive des besoins de l’ensemble des collaborateurs, à court et surtout à moyen terme.
De plus, il ne prend pas toujours en compte les limitations et contraintes techniques de chaque environnement de travail.
En effet, il y a 6 mois, très peu d’entreprises connaissaient l’existence de tels systèmes de salle de visioconférence, logique … la plupart des systèmes n’existaient pas encore.
Or, un système de visioconférence est un élément constitutif d’un réseau informatique comme un autre et doit s’intégrer dans une infrastructure existante.
Comme toute implémentation d’un nouvel élément réseau, il est important de mesurer son impact sur la sécurité de vos accès et de vos données, d’analyser les besoins en ressources (Bande passante), de maîtriser sa maintenance, les mises à jour, la console de gestion et de vérifier que les utilisateurs aient une formation suffisante à une bonne utilisation.
Quand les décisions sont menées dans la précipitation, elles conduisent souvent à des malentendus pouvant générer de la frustration ou de la déception dans toutes les strates de l’entreprise.
L’adoption des systèmes s’est souvent faite individuellement au travers d’offres gratuites.
Quand il s’agit d’étendre une solution de visioconférence à l’ensemble des pôles de l’entreprise, le réel coût du matériel et des licences peut se révéler prohibitif. C’est particulièrement vrai pour Zoom, où l’ajout de salles de visioconférence Zoom Room peut vite faire grimper les prélèvements … l’utilisation miraculeuse de la version gratuite ne devenant  alors plus qu’un souvenir lointain.
Pour les PME ne disposant pas de ressources IT en interne, le paramétrage et l’utilisation de d’un équipement de visioconférence de salle peut aussi s’avérer moins simple et intuitif que la version gratuite de Zoom ou Teams. Il faut alors se faire accompagner et parfois souscrire un contrat de maintenance spécifique.

Une PME doutant de la viabilité d’un investissement important au regard des incertitudes de l’usage et du cahier des charges se décide bien souvent pour un système D fait maison mais gratuit, afin de déterminer son usage et ses besoins réels, avant d’investir.
On récupère alors un vieux portable qu’on laisse dans la salle de réunion, posé en équilibre au bout de la table de réunion ou branché sur la télé si la salle en est équipée.
Tout le monde s’amasse devant la caméra du portable pour lancer une visioconférence depuis un compte Zoom ou Teams, avec une image de qualité médiocre et un son épouvantable, donnant une piètre image de l’entreprise à ses interlocuteurs.
La maitrise de cette ‘usine à gaz’ se retrouve vite réservée à quelques privilégiés, freinant l’adoption par l’ensemble du personnel alors que celle-ci est devenue essentielle à la productivité de l’entreprise.

Y a-t-il une solution entre le système D gratuit mais inefficace, et les systèmes performants mais plus coûteux?

Oui !!!

Il existe des solutions intermédiaires, par le biais de système de visioconférence USB : un système minimal d’image et de son connecté à une prise USB, elle-même branchée sur un portable ou un PC dédié.

Les systèmes USB permettent l’accès à un système économique (entre 500 et 1000€ HT), raisonnablement performant, et facile à interfacer avec les principales applications.

AVer

pionnier des solutions l’enseignement à distance sur son marché domestique taïwanais à perfectionné des systèmes de visioconférences simples à l’usage, intuitives et d’une grande qualité audio-visuelle.

Avec 30% de leur main d’œuvre dédiée à la R&D, AVer a déposé plus de 250 brevets sur ses solutions IT couronnées de nombreux prix internationaux, incluant le CES Innovation Award aux USA, Red Dot Award en Allemagne, Taiwan Excellence, ou Gold Design Award au Japon.
Le ‘mission statement’ d’AVer annonce la couleur : « fournir des solutions efficaces et faciles à utiliser, intégrant les dernières technologies et qui dépassent les besoins de base, les exigences et les attentes de ses clients».

L’offre AVER entreprises

  • Systèmes de collaboration vidéo USB prêts à l’usage
  • Caméra PTZ USB de catégorie professionnelle pour toutes les salles de réunion
  • Jeu de micros duplex intégral
  • Vidéo HD 1080p intégrale
  • Choisissez votre propre système audio
  • Capacités d’intégration RS232
  • Assistance téléphonique 24/7
  • Garantie 5 ans

L’avantage majeur de la solution USB AVer, outre son prix limité et sa simplicité d’utilisation,  est sa compatibilité avec la grande majorité des applications de conférence dans le Cloud ou dans le Web.

En effet, AVer est recommandé et certifié, par les principaux fournisseurs de logiciels de visioconférence, dont Microsoft Teams, Skype for business, Zoom, BlueJeans, Intel Unite, Google Hangouts Meet, LiveOn, Lifesize, RingCentral, ZiipRoom, V-Cube, TrueConf ou Cyberlink U Meeting.

Aucun abonnement particulier à une Teams Room ou Zoom Room n’est nécessaire, chacun lance la réunion depuis son compte personnel, comme à la maison.

D’autres constructeurs ont aussi compris l’intérêt de solution de visioconférence USB professionnelle

Polycom, un acteur historique de la visioconférence propose sa gamme Studio, du matériel de grande qualité intégrant une caméra HD, un champ de vision à 120 °, un son stéréo clair tout en restant dans une gamme de prix contenue.

Yealink, premier constructeur mondial téléphone IP et déjà présent sur les systèmes de visioconférence Teams Room et Zoom Room vient d’annoncer une gamme USB, un premier modèle est déjà disponible, d’autres vont rapidement suivre.

Et après ?

Après quelques mois à ce régime, vous aurez une idée claire de l’utilisation de la visioconférence dans votre entreprise, et aurez défini un cahier des charges précis.

Apo’g, peut alors vous conseiller et vous accompagner dans votre évolution et le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins, que ce soit avec Zoom Rooms, Teams Rooms ou le spécialiste historique de la visioconférence Cloud en entreprise, Lifesize.
Même un géant pharmaceutique comme Sanofi a procédé de cette manière pour équiper ses salles de réunion dans un premier temps et valider au fur et à mesure de l’évolution des besoins, le passage à des solutions plus évoluées.

Offrez-vous une solution de visioconférence simple, évolutive, facile et rapide à mettre en œuvre.

AVer propose des solutions de grande qualité intégrant vidéo et applications logicielles. 

Les solutions de Visioconférence AVer mettent en avant la simplicité d’utilisation pour permettre une adoption rapide de l’outil par les utilisateurs.
Les produits que nous vous proposons sont particulièrement adaptés si vous souhaitez équiper à moindre frais avec un matériel de qualité : une petite salle de réunion, un bureau ou votre domicile dans le cadre du télétravail.

CAM 340+

La CAM340+ de chez Aver est une caméra 4K USB-C à grand angle pour les petites salles de réunion (Huddle Room) pour 3 personnes maximum, elle dispose d’un angle de champ de 120°.

Cet équipement est garanti 5 ans

VC 520 Pro

Le Système de conférence VC520pro vous permet d’équiper vos salles de réunion de taille moyenne (10 à 15 personnes Maximum), le pack comprend une caméra 1080P motorisé avec un zoom 12X, elle se branche en USB sur votre PC.
Un micro-Haut-parleur est fournie pour améliorer la prise de son et la restitution audio. Vous avez possibilité en accessoire de rajouter des supports, des micros supplémentaires.
La fonction Cadrage Intelligent (Smart Frame) permet de détecter les participants dans la salle et adapter le champ de vision.

VB 342+

La barre de son vidéo VB342+ a été conçu pour vous apporter une solution complète pour vos réunions. Elle embarque 2 hauts parleurs, 2 Micros unidirectionnels d’une portée de 6M, une caméra 4k avec l’option cadrage intelligent. Vous pouvez complétez en accessoire un micro de table pour les salles de réunion plus grande.
Il ne vous reste plus qu’à brancher votre pc via le câble usb et votre réunion peut commencer avec votre outils préféré (Lifesize, Zoom, Teams, Skype,…).

Poly avec sa gamme Studio propose des performances de pointe pour toutes les petites salles de réunion.

Poly Studio offre un son et une vidéo exceptionnels dans une solution de visioconférence professionnelle USB facile à déployer.
Dites adieu aux vidéoconférences frustrantes, avec Poly Studio, vous pouvez voir et entendre tout le monde clairement, et discuter naturellement.
La connectivité USB simple et prête à l’emploi permet de faire abstraction de tout l’aspect technique.

Yealink propose un kit de réunion à un prix particulièrement attractif et apporte une réponse aux besoins actuels sur les systèmes de Visioconférence USB.

Le kit de réunion Yealink UVC30-CP900-BYOD est adapté pour équiper le dédié à vos petites salles et Huddle rooms et assurent une excellente expérience vidéo et audio à moindre coût.

L’expérience utilisateur est facilitée via un seul câble USB à connecter à votre PC.

Vous pouvez organiser tout type de réunion : Teams, Skype for Business, Zoom, etc.

Conception tout-en-un, plug and play
Il intègre l’ensembles des sorties audio, vidéo et HDMI dans un câble de type C. Il suffit à celui qui entre dans la pièce de connecter un câble à son ordinateur portable – aucune installation de pilote supplémentaire n’est nécessaire.

Longue durée
Capable de recharger un PC via un câble USB type C, les utilisateurs ne sont pas limités dans leur temps de réunion.

Audio haut de gamme
Le haut-parleur CP900 est doté d’une voix HD et d’une formation de faisceau à six microphones pour une expérience full-duplex haut de gamme, les utilisateurs sont faciles à entendre et à impliquer dans la réunion.