Pourquoi investir dans une solution de visioconférence ?
La visioconférence n’est plus une simple option pour les entreprises. Elle réduit les coûts liés aux déplacements tout en augmentant la productivité et la réactivité des équipes. Mais pour en tirer tous les bénéfices, il est essentiel de choisir un système adapté à vos besoins.
Un bon système de visioconférence repose sur trois éléments majeurs :
- Matériel de transmission audio et vidéo : caméras de haute qualité, micros directionnels et enceintes claires.
- Logiciels dédiés : plateformes comme Microsoft Teams, Zoom ou encore des solutions gratuites comme JitsiMeet.
- Aménagement optimisé : disposition des équipements et acoustique de la salle.
Mise en place d’une visioconférence en entreprise
La visioconférence est aujourd’hui incontournable pour les communications internes et externes des entreprises. Cette technologie permet de réduire considérablement les coûts liés aux déplacements professionnels tout en améliorant le travail collaboratif entre des individus distants. Toutefois, installer un système de visioconférence en entreprise ne s’improvise pas. Outre les contraintes techniques, une analyse pertinente des besoins de l’entreprise est essentielle pour mener à bien ce type de projet.
Pour échanger avec leurs clients et partenaires distants, les entreprises ont traditionnellement recours à l’audioconférence des opérateurs historiques. Un choix qui s’avère cependant coûteux comparativement la visioconférence, une solution nettement plus accessible pour une efficacité accrue.
Un système de visioconférence est composé de matériel de transmission audio et vidéo ainsi que d’un logiciel dédié. Les équipements en question se connectent à un ordinateur ou à un écran, lequel doit permettre à tous les participants de se voir. Le système audio doit pouvoir couvrir la salle de réunion, tout comme la caméra dont les fonctionnalités doivent couvrir un champ de vision large.
Pour ce qui est du logiciel de visioconférence, il a pour fonctions de mettre en relation les différents intervenants et d’envoyer la vidéo et le son vers les autres. De nos jours, les logiciels de visioconférence embarquent des options avancées favorisant le travail collaboratif et l’interaction entre les différents participants. Ainsi, ces applications sont en mesure d’alterner l’affichage à l’écran en fonction de la personne qui parle, de partager son écran, de régler la luminosité ou encore d’ajouter ou de modifier des documents à distance.
La visioconférence, une multitude d’usages
Les possibilités offertes par les solutions de visioconférence actuelles profitent largement aux entreprises. Pour le matériel, il existe aujourd’hui des caméras de dernière génération capables de suivre les mouvements des participants. Mais l’innovation la plus marquante concerne sans aucun doute les logiciels. Ceux-ci permettent d’afficher, d’ajouter, de modifier ou d’enregistrer, de manière interactive, des fichiers, tableaux ou graphiques pendant une réunion virtuelle entre plusieurs participants. Un vrai plus pour le travail collaboratif.
L’utilisation de la vidéoconférence n’est pas limitée aux entreprises. De plus en plus, les universités, instituts et autres centres de formation ont recours à cette technologie pour diffuser les cours, les ateliers et conférences.
Étape 1 : analyser vos besoins
Avant de vous lancer dans l’achat ou l’installation, prenez le temps d’évaluer vos besoins. Voici les questions clés à vous poser :
- Quelle est la taille de votre salle de réunion ? Une petite salle (huddle room) n’aura pas les mêmes exigences qu’une grande salle de conférence.
- Combien de participants en moyenne ?
- Quels outils utilisez-vous déjà ? Assurez-vous que les nouvelles solutions soient compatibles avec votre écosystème (Microsoft 365, Google Workspace, etc.).
- Quel est votre budget ? Une analyse précise vous évitera des coûts inutiles.
Étape 2 : choisir le matériel adapté
Les caméras : le cœur de votre système
Le choix de la caméra dépend de la taille de la salle et du nombre de participants. Par exemple :
- Petite salle (3-6 personnes) : La Yealink A10 ou le Neat Center, compacte et dotée d’un angle de vue étendu à 180°.
- Salle moyenne (4-8 personnes) : Les modèles Neat Bar Pro ou Yealink UVC86 offrent un excellent rapport qualité/prix avec une résolution 4K et un zoom intelligent.
- Grande salle (8-15 personnes) : La Yealink A30 intègre une barre de son puissante et un zoom automatique pour des réunions fluides.
Le son : entendre et se faire entendre
Un son clair est indispensable. Optez pour des speakerphones comme :
- Jabra Speak 710 pour les petites salles.
- Poly Sync 60 pour les moyennes salles.
- Epos Expand 80 pour les grandes salles.
Les écrans : un affichage immersif
Préférez des écrans professionnels adaptés à une utilisation intensive (12h/24 ou 24h/24). Les écrans Yealink, Neat ou Maxhub sont des références fiables. Pour une expérience encore plus interactive, les tableaux blancs tactiles sont une excellente alternative.
Étape 3 : optimiser l’aménagement de la salle
L’acoustique est cruciale pour une visioconférence réussie. Les surfaces dures comme les murs, fenêtres ou tables en verre réverbèrent le son, créant un écho ou un larsen désagréable. Voici quelques solutions :
- Installer des rideaux ou des panneaux acoustiques.
- Ajouter des éléments absorbants comme des plantes ou des tapis.
- Choisir un mobilier spécialisé avec passe-fils et gouttières pour cacher le câblage.
Étape 4 : choisir un logiciel performé
Le choix du logiciel dépendra de vos besoins. Zoom et Microsoft Teams sont des solutions complètes, mais JitsiMeet est une excellente option gratuite si vous recherchez la simplicité.
Les points forts d’un bon logiciel :
- Partage d’écran.
- Enregistrement des réunions.
- Gestion intuitive des participants.
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