Check-list : Équiper une salle de formation dans les règles de l’art

Traditionnellement, les salles de formation étaient équipées de tableaux blancs, de vidéo projecteurs et de matériel audio de base. Cependant, avec l'évolution des technologies, les attentes ont considérablement évolué. Les participants s'attendent désormais à des environnements plus interactifs, où ils peuvent non seulement recevoir des informations, mais aussi les partager, les discuter et les manipuler de manière collaborative.

Quelles doivent être les principales caractéristiques d'une salle de formation ?

Concevoir une salle de formation performante est crucial pour favoriser un environnement d'apprentissage efficace. Voici les caractéristiques essentielles à prendre en compte lors de la mise en place d'une salle de formation, en prenant en compte différents types d'approches pédagogiques :

• Équipement technologique avancé :
  • Système de projection de haute qualité pour les présentations.
  • Tableaux interactifs ou écrans tactiles pour une interaction directe.
  • Système de sonorisation clair et microphone pour l'intervenant.
• Connectivité optimisée : Une bande passante suffisante pour permettre aux formateurs et aux élèves de se connecter en Wifi, avec des prises réseau et des ports USB facilement accessibles.
• Acoustique adéquate : Une bonne isolation acoustique pour éviter les interférences extérieures et internes, essentielle pour maintenir l'attention des participants.
• Éclairage appropriée : Lumière naturelle couplée à un éclairage artificiel réglable, permettant d'adapter l'ambiance en fonction des besoins de la session.
• Mobilier confortable et modulable : Opter pour des chaises et des tables ergonomiques, faciles à reconfigurer selon le format de la formation.
• Système de contrôle de la température : Un environnement à température contrôlée pour maintenir le confort tout au long de la session.

Ces éléments constituent les bases de l'efficacité d'une salle du formation équipée pour la visioconférence. Un design bien pensé et une technologie adaptée facilitent non seulement la communication, mais renforcent également la confiance et le professionnalisme perçus par les interlocuteurs à distance.

Vos salles de formation n'auront pas les mêmes caractéristiques selon le type de formation que vous souhaitez animer.

Quelles spécificités une salle doit-elle avoir selon le type de formation ?

Formation transmissive ou magistrale

• Configuration en amphithéâtre : Les sièges sont disposés de manière à ce que tous les participants puissent voir l'instructeur et l'écran de projection sans obstruction.
• Système de sonorisation performant : Pour s'assurer que l'instructeur est entendu clairement au fond de la salle.

Formation pratique

• Espaces de travail : Stations individuelles équipées pour des travaux pratiques, comme des ordinateurs avec des logiciels spécifiques ou des outils pour des exercices pratiques.
• Caméras et enregistrement : Possibilité de filmer et de revoir les exercices pour une rétroaction constructive.

Formation dirigée

• Tables rondes : Disposition des sièges en cercle ou en demi-cercle pour favoriser l'interaction et la discussion.
• Outils collaboratifs : Accès à des outils de collaboration en ligne pour partager des documents et des idées en temps réel.

Comment choisir le matériel de visioconférence pour votre salle de formation ?

L'équipement sélectionné pour aménager une salle de formation en visioconférence doit allier performance, fiabilité et adaptation à l'espace. Voici les éléments clés à considérer :

1) La séléction des caméras

• Type et qualité : Une caméra de haute qualité est indispensable pour une visioconférence réussie. Il est primordial de sélectionner un modèle capable de produire une image claire et nette, même en cas de faible luminosité. Optez pour une caméra offrant un large angle de vue pour capturer l’ensemble de la salle.
• Placement : La caméra doit être positionnée de manière à pouvoir capturer tous les participants sans obstacle. Il est généralement conseillé de la placer à la hauteur des yeux pour une perspective plus naturelle.
• Quantité : une seule caméra est suffisante si notre souhait est de filmer l’audience. selon le placement du formateur, il faudra peut être opter pour une deuxième caméra afin qu’il soit également visible pour les personnes en distanciel.

2) Des microphones adaptés

• Types : Des microphones de table, des microphones à main ou des microphones au plafond sont généralement recommandés dans une salle de formation. Ils doivent être sensibles pour capturer distinctement la voix de chaque participant, tout en réduisant au minimum les bruits de fond.
• Placement : Les microphones doivent être positionnés de manière que chaque participant soit clairement audible. Étant donné que les salles de formation sont souvent spacieuses, plusieurs microphones sont nécessaires pour une bonne couverture sonore.

3) Les haut-parleurs et la qualité sonore

• Clarté du son : Des haut-parleurs de qualité sont indispensables pour assurer une bonne audition pour tous les participants. Ils doivent produire un son clair et sans distorsion, même à des volumes élevés.
• Positionnement : Les haut-parleurs doivent être positionnés de façon à diffuser le son de manière uniforme dans toute la salle. Il est également important d'éviter les zones de faible audibilité et de bien gérer la sonorisation pour prévenir les échos avec les microphones utilisés.

4) Les écrans : la taille et la résolution

• Taille appropriée : La taille de l'écran doit être proportionnelle à celle de la salle afin d'assurer une visibilité optimale pour tous les participants. Dans les salles spacieuses, l'ajout d'écrans supplémentaires peut être nécessaire pour éviter que certains participants ne manquent les éléments de la formation diffusés.
• Haute résolution : Des écrans haute résolution sont préférables pour garantir une image nette et détaillée, ce qui est crucial lors de la visualisation de documents ou de présentations.
• Petit plus : pour éviter de multiplier les écrans et les éléments de collaboration comme un tableau blanc ou un paper board, l’adoption d’un écran interactif peut être une bonne solution pour faire du tout en un.

En sélectionnant méticuleusement l'équipement, on garantit que la salle de formation est à la fois fonctionnelle, agréable et efficace pour les visioconférences. Il est crucial de tester l'équipement avant son utilisation régulière afin de vérifier s'il répond aux besoins spécifiques de du formateur et des élèves et offre une expérience utilisateur de qualité.

Quels avantages à intégrer Microsoft Teams Room dans sa salle de formation ?

• Une intégration facile : Les systèmes Microsoft Teams Room s'intègrent facilement avec les équipements existants, offrant une interface utilisateur cohérente et conviviale. Cela réduit la courbe d'apprentissage pour les utilisateurs.
• Une collaboration améliorée : Les Microsoft Teams Room améliorent considérablement la collaboration pendant les réunions grâce à des fonctionnalités telles que le partage d'écran, la messagerie instantanée et les tableaux blancs interactifs.
• De la flexibilité : Les Microsoft Teams Room sont compatibles avec une gamme variée d'équipements de visioconférence, offrant ainsi aux entreprises la liberté de choisir les appareils qui répondent le mieux à leurs besoins.

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L'intégration de Microsoft Teams Rooms dans votre salle de formation permet de créer un espace d'apprentissage moderne, efficace et collaboratif, parfaitement adapté aux exigences du monde professionnel contemporain. Cette solution garantit non seulement une expérience de réunion améliorée, mais aussi facilite la gestion et la participation aux réunions à distance, ce qui est un avantage crucial dans le contexte de travail hybride actuel.

Enregistrement et transcription simplifiés des formations avec Microsoft Teams

Fonctionnalités natives de Microsoft Teams

Microsoft Teams intègre nativement des options d'enregistrement et de transcription, facilitant la capture du contenu des réunions et formations. Cette capacité est cruciale pour assurer l'accessibilité des informations échangées lors des sessions de formation pour une révision ultérieure. Comme ça, vous simplifiez grandement le processus d'apprentissage !

Amélioration avec Copilot pour Microsoft 365

L'introduction de Copilot pour Microsoft 365 dans les salles équipées de Microsoft Teams renforce les fonctionnalités d'enregistrement et de transcription. Copilot facilite la prise de notes et l'archivage des contenus de formation. Cela permet à vos intervenants et aux élèves de moins se concentrer sur la prise de notes et plus sur les échanges. Ainsi, vos formations gagnent en dynamisme !

Une solution adaptée pour vos salles de formation

C'est là que le MeetingBoard de Yealink fait la différence. Cette solution tout-en-un combine un écran tactile haute résolution avec des fonctionnalités de collaboration avancées, offrant une plateforme interactive pour mener des sessions de formation dynamiques et engageantes. Que ce soit pour partager des présentations, annoter des documents, organiser des vidéoconférences ou même écrire à la main, le MeetingBoard offre une polyvalence et une facilité d'utilisation inégalées.

Yealink MeetingBoard 65″

Le Yealink Meeting Board 65 est un écran tactile de collaboration vidéo certifié Microsoft Teams avec caméra fixe 4K, 16 microphones à faisceaux, six haut-parleurs, Suivi intelligent AI.

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Quels sont les points forts du MeetingBoard de Yealink pour votre salle de formation ?

Interface intuitive

Le MeetingBoard est équipé d'un écran tactile haute résolution qui offre une expérience utilisateur intuitive. Les participants peuvent facilement naviguer entre les différentes fonctionnalités et applications, ce qui rend l'apprentissage et la collaboration plus fluides et efficaces.

Collaboration multimédia

Avec le MeetingBoard, les participants peuvent collaborer en temps réel sur une variété de supports multimédias. Qu'il s'agisse de partager des présentations, des documents, des vidéos ou des tableaux blancs virtuels, tout peut être manipulé et annoté directement sur l'écran tactile, favorisant ainsi l'engagement et l'interaction.

Connectivité universelle

Le MeetingBoard offre une connectivité universelle, permettant aux participants de partager du contenu à partir de divers appareils, y compris des ordinateurs portables, des tablettes et des smartphones. (BYOD) De plus, il est compatible avec une gamme de logiciels de collaboration populaires tels que Microsoft Teams, Zoom, Skype Entreprise, etc., ce qui garantit une intégration transparente dans les environnements de travail existants.

Fonctionnalités avancées

Outre ses fonctionnalités de base, le MeetingBoard propose également des fonctionnalités avancées pour enrichir l'expérience de formation. Par exemple, la reconnaissance d'écriture manuscrite permet de convertir les annotations en texte numérique, facilitant ainsi la prise de notes et la documentation des idées discutées en classe.

Gestion simplifiée

Enfin, le MeetingBoard est conçu pour une gestion simplifiée. Il offre des fonctionnalités de gestion à distance, permettant aux administrateurs de surveiller et de contrôler facilement plusieurs appareils à partir d'une seule interface. Cela garantit une maintenance efficace et une utilisation optimale des ressources.

Le MeetingBoard de Yealink est bien plus qu'un simple tableau interactif. C'est une solution complète et UNIQUE conçue pour répondre aux besoins spécifiques des salles de formation modernes, en offrant une expérience collaborative et interactive qui favorise l'engagement, la participation et l'apprentissage efficace.

Partage de contenu

Le partage de contenu est un élément clé de toute salle de formation, et le MeetingBoard de Yealink offre une multitude de fonctionnalités pour faciliter cette tâche grâce au WPP30. Voici comment cette fonctionnalité est mise en œuvre :

Yealink WPP30 – Pod de présentation sans fil 4K

Le Pod de présentation sans fil Yealink WPP30 est un nouveau dispositif de diffusion qui prend en charge la fonction BYOD.

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Diversité des supports

Le MeetingBoard permet de partager divers types de contenus, y compris des présentations PowerPoint, des documents Word ou PDF, des vidéos, des images et même des tableaux blancs virtuels. Cette diversité garantit que les formateurs, qui sont souvent externes à la structure, disposent de tous les outils nécessaires pour présenter efficacement leur matériel pédagogique.

Partage sans fil

Une caractéristique particulièrement pratique du MeetingBoard est sa connectivité sans fil. Les participants peuvent partager du contenu à partir de leurs appareils personnels, tels que des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones, sans avoir besoin de câbles supplémentaires. Cela facilite la collaboration et permet une intégration transparente de diverses sources de contenu.

Le fait de réduire le nombre de câbles passant dans la salle réduit également le risque de chutes liées à des câbles au sol. Cela permet d’avoir une meilleure sécurité dans les allées et venues au cours de la formation.

Interaction avec les applications de collaboration

Le MeetingBoard est compatible avec une gamme d'applications de collaboration populaires telles que Microsoft Teams, Zoom, Skype Entreprise, etc. Cela signifie que les formateurs peuvent facilement intégrer le MeetingBoard dans leurs environnements de travail existants et partager du contenu à partir de ces plates-formes avec peu d'effort.

En somme, le partage de contenu est une fonctionnalité essentielle pour toute salle de formation, et le MeetingBoard de Yealink offre une plateforme polyvalente et intuitive pour faciliter cette tâche. En permettant aux formateurs de partager divers types de contenus de manière interactive et collaborative, cet outil contribue à rendre les sessions de formation plus dynamiques, engageantes et efficaces.

Les nouvelles options pour le MeetingBoard

Le MeetingBoard est un système dit tout-en-un. Dans un seul écran, nous retrouvons un écran tactile, une caméra, des microphones et hauts parleurs intégrés. Mais les salles ne sont pas toutes de même taille, que ce soit au niveau de la profondeur, de la largeur, de la hauteur sous plafond… Pour répondre à cette diversité, Yealink propose des options pour rendre le MeetingBoard accessible à tous.

Au niveau des périphériques vidéos, Yealink propose une option de deux types de caméras supplémentaires, que nous pouvons mettre en option.

Les caméras sont des caméras 4K, qui proposent soient un zoom 6x, soit un zoom 12x. Ces caméras permettre des zooms beaucoup plus pousser sur une personne qui se situerait tout au fond de la salle par exemple.

Au niveau des micros, les micros intégrés dans le MeetingBoard peuvent capter les voix jusqu’à 8 mètres. Mais pour des salles plus grandes et pour optimiser la prise de son, nous pouvons rajouter jusqu’à deux micros sans fil. Les micros sans fil ont un rayon de captation de 4 mètres, ce qui permet une captation précise des voix. De plus, les micros ont une capacité de réduction des bruits parasites, comme les bruits de stylo, d’ongles qui tapent sur la table…

Cas d'usage : Session de formation en gestion de projet

Le contexte : Une entreprise organise une session de formation sur les principes de base de la gestion de projet pour ses employés. Il y a 6 personnes en présentiel dans la salle de formation et 10 personnes en distanciel, en visioconférence.

Déroulement de la session

Connexion à la visioconférence

Avant le jour J, le formateur a créé une réunion en visioconférence avec Microsoft Teams. Il a donc invité dans sa réunion les participants en distanciel et le système MeetingBoard.

À son arrivée dans la salle de formation, sa réunion créée au préalable va s’afficher sur l’écran interactif, il suffira alors de taper dessus pour rejoindre la réunion Teams.

Introduction et présentation

Le formateur utilise le WPP30 appairé MeetingBoard de Yealink pour partager une présentation PowerPoint sur les principes de base de la gestion de projet. Les participants en présentiel et en distanciel, suivent la présentation sur l’écran dans la salle et via la réunion Teams en distanciel.

Discussion interactive

Après chaque section de la présentation, le formateur encourage une discussion interactive en utilisant le tableau blanc du MeetingBoard. Tous les participants sont invités à partager leurs expériences personnelles et à poser des questions sur les concepts présentés.

Collaboration en temps réel

Pendant les exercices pratiques, les participants utilisent le MeetingBoard pour collaborer en temps réel. Le tableau blanc va permettre de collaborer même à distance. En effet, le tableau blanc interactif est physiquement dans la salle de formation, où les participants en présentiel peuvent annoter, faire des schémas… grâce à un stylet conçu pour le MeetingBoard. Pour les participants en distanciel, le tableau blanc est directement partagé en temps réel dans la réunion Teams, et ils peuvent depuis leur ordinateur prendre part aux réflexions en cours, en annotant également le tableau blanc.

Récapitulation et synthèse

À la fin de la session, le formateur utilise le MeetingBoard pour enregistrer les idées notées sur le tableau blanc interactif. Grâce à une clé USB, il va pouvoir retrouver chaque page du tableau blanc sous forme de PDF.

Le MeetingBoard de Yealink se présente donc comme un MUST HAVE pour bien équiper sa salle de formation. En mêlant les caractéristiques du Tableau Blanc Interactif (TBI) et d’un système de visioconférence de pointe, le MeetingBoard possède des avantages précieux : 

• Convivialité 
• Fonctionnalités avancées de collaboration 
• Flexibilité pour le partage de contenu 
• Capacité à favoriser l'engagement et la participation des participants. 

Il est également crucial de mettre en évidence l'impact positif que le MeetingBoard peut avoir sur l'expérience globale de formation. En offrant une plateforme interactive et dynamique, cet outil permet aux formateurs de créer des sessions de formation plus efficaces, engageantes et mémorables, ce qui se traduit par une meilleure acquisition des connaissances et des compétences par les participants. 

En conclusion, il est important d'encourager les entreprises à envisager sérieusement d'équiper leurs salles de formation avec le MeetingBoard de Yealink. En investissant dans cette solution moderne et efficace, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de leurs programmes de formation tout en offrant une expérience d'apprentissage enrichissante pour leurs employés.  

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